Kolejna trudna rekrutacja, która zajęła długie tygodnie, w końcu dobiega końca. Udało się znaleźć kandydata i jedyne, o czym myślisz, to zakończenie procesu i zamknięcie tematu.

 

Ale, co z pozostałymi kandydatami? 

 

W tym artykule, oprócz odpowiedzi na to pytanie podzielimy się radami na temat pisania dobrych podziękowań po rekrutacji, które pozytywnie wpłyną na wizerunek Twojej firmy

Dlaczego warto wysyłać podziękowania kandydatom?

Pierwszą i najważniejszą rolą podziękowań jest poinformowanie kandydata, że nie zostanie on zatrudniony w Twojej firmie. Wydaje się to oczywiste, ale niestety wiele firm nie daje znać aplikantom, że rekrutacja się zakończyła. 

 

Niedoświadczeni w aplikowaniu kandydaci niekoniecznie wiedzą, w jakim przedziale czasowym powinni się spodziewać odpowiedzi od rekrutera. Skutkuje to tym, że czekają na nią nawet kilka miesięcy, nie aplikując do innych firm lub nawet odrzucając złożone im oferty (jeśli ta posada była dla nich priorytetem). Strata szansy na zatrudnienie przez brak odpowiedzi z Twojej strony, może w aplikujących wzbudzić negatywne emocje. Wyładować je mogą na różne sposoby np. poprzez napisanie nieprzychylnej opinii o Twojej firmie na różnych forach, do których bardzo często zaglądają kandydaci przed rozmową kwalifikacyjną.

 

Feedback jest również wyrazem szacunku do aplikujących, do czasu i energii, jaką włożyli w daną, nieraz wieloetapową rekrutację. Na pewno docenią informację zwrotną. Dodatkowo, jeżeli taka wiadomość będzie spersonalizowana, czyli np. będzie zawierała powody, dla których nie zostali wybrani (i co poszło dobrze), będzie miała dla nich jeszcze większą wartość. Zawarte informacje mogą pomóc w przygotowaniach do kolejnych procesów rekrutacyjnych. Kandydaci poczują się też wyróżnieni i lepiej zapamiętają Twoją firmę, co być może zachęci ich to do aplikowania kolejny raz, gdy będą mieli trochę większe doświadczenie. Innymi słowy, umacnia to relacje, które mogą być bardziej owocne w przyszłości.

 

Tak jak wspomnieliśmy na początku, feedback od rekrutera nie jest oczywisty, dlatego warto go wdrożyć w celu wyróżnienia się wśród konkurencji i kreowania pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy (Employer Branding). 

 Kiedy wysyłać podziękowanie?

Jeżeli widzisz, że kandydat nie jest odpowiednią osobą na dane stanowisko, to warto od razu mu podziękować, wcale nie musisz z tym czekać do końca rekrutacji. Aplikant również na tym zyska, ponieważ będzie mógł się skupić na kolejnych rekrutacjach.

 

Jezeli-widzisz-ze-kandydat-nie-jest-odpowiednia-osoba-na-dane-stanowisko-to-warto-od-razu-mu-podziekowac.

 

Zawsze należy informować kandydata o tym, kiedy może się spodziewać decyzji i trzymać się tego terminu. Okres oczekiwania nie powinien przekraczać 14 dni. Natomiast jeżeli rekrutacja się przedłuża, np. ze względu na rozmowy z innymi kandydatami, sezon urlopowy, czy po prostu potrzebę dłuższego czasu do namysłu, to  każdorazowo powinno się poinformować o tym osobę zainteresowaną

Co powinno znaleźć się w podziękowaniu?

 Poniżej znajdziesz elementy, na które składają się na prawidłowo napisane podziękowania:

  • zwrot do kandydata po imieniu (personalizacja wiadomości)
  • stanowisko, na które odbywała się rekrutacja i firma, z której przyszły podziękowania (zazwyczaj kandydaci aplikują do kilku miejsc naraz, możliwe, że nawet na różne stanowiska, dlatego podziękowania bez takiej informacji, mogą sprawić, że nie będą wiedzieli kto je przysłał)
  • decyzja o niezatrudnieniu (kulturalne, ale jasne danie do zrozumienia, że aplikant nie został zatrudniony)
  • powód negatywnej decyzji, np.:
    • zatrudniliśmy kogoś o większym doświadczeniu
    • osoba miała niewystarczające doświadczenie na to stanowisko
    • wstrzymaliśmy rekrutacje ze względu na…

Co-powinno-znalezc-sie-w-podziekowaniu-za-udzial-w-rekrutacji

Zalecane, ale niekonieczne:

  • zachęcenie do ponownej aplikacji w przyszłości i/lub śledzenia zakładki kariera, social mediów (jeżeli faktycznie uważasz, że kandydat ma potencjał) 
  • napisanie o mocnych stronach aplikanta (co Ci się podobało na rozmowie, czym się wyróżnił. Przy okazji możesz również zwrócić uwagę na pewne mankamenty, przy czym należy zachować balans).
  • pytanie o pozwolenie na zatrzymanie kontaktu (w razie, gdyby otworzył się inny wakat, w który umiejętności tej osoby się wpasowują).

Co nie powinno znaleźć się w podziękowaniu?

Wiadomo już co zawrzeć w dobrych podziękowaniach, ale czego należy się wystrzegać?

 

Kiepskim wyborem będą oklepane formułki skopiowane z internetu. Twoje podziękowania prawdopodobnie nie będą jedynymi, które zobaczy kandydat. Jeżeli każde z nich będzie wyglądało tak samo, to na pewno nie wyróżni to Twojej firmy, ani nie wpłynie na jej lepsze zapamiętanie. Brak personalizacji może sprawić, że kandydat poczuje się niedoceniony i może żałować, że poświęcił czas na rekrutację do Twojej firmy. 

 

Nigdy nie podawaj nieprawdziwych powodów niezatrudnienia. W dobie internetu można banalnie prosto zweryfikować czy podane przez Ciebie informacje są prawdziwe. Jeżeli ktoś zauważy, a następnie udowodni takie kłamstwo, może to nadszarpnąć wizerunek Twój i Twojej firmy. 

 

Przykladowy-wzor-podziekowania-za-udzial-w-rekrutacji

 

Przykładowy wzór podziękowania

Przygotowaliśmy dla Ciebie maila, który zawiera wszystkie niezbędne elementy. Jest on spersonalizowany i daje aplikantce poczucie, że ktoś poświęcił czas na dokładne przeanalizowanie jej kandydatury. Na końcu pozostawiliśmy otwartą furtkę, ponieważ nigdy nie wiadomo jak doświadczona będzie kandydatka za parę lat i czy nie będziemy jej potrzebować. 

Poniższym mailem możesz się wspomagać, podczas budowania własnych:

”Pani Anno,

Serdecznie dziękuję za Pani czas i zaangażowanie w rekrutację na stanowisko Project Managera w firmie X.

Miło wspominam naszą rozmowę o usprawnieniu kontaktu z klientem. Jest Pani bardzo zaangażowaną i sumienną osobą, a zadanie rekrutacyjne zrobiło na nas duże wrażenie. 

Niestety, tym razem zdecydowaliśmy się na zatrudnienie innej osoby, która miała nieco większe doświadczenie w tej branży. 

Niemniej jednak chętnie pozostałabym w kontakcie, jeżeli wyrazi Pani na to zgodę. Z przyjemnością zaproszę Panią na kolejną rekrutację, gdy otworzy się podobny wakat w przyszłości.

 

Pozdrawiam ”

 

Tip: Aby ułatwić sobie pisanie podziękowań, warto podczas rozmowy, lub zaraz po niej wynotować sobie kilka najważniejszych cech danego aplikanta. Warto również pisać podziękowania na bieżąco, tak aby nie trzeba ich było wysyłać wszystkich naraz, w ostatnim momencie. 

 

Autorką tekstu jest Monika Paciorkowska – Krawców – Senior Technical Recruiter w Bergman Engineering