Jak pożegnać się z pracownikiem. Poradnik outplacement

Rozmowy o zwolnieniu są stresujące zarówno dla odchodzącego pracownika, jak i dla osoby, która przekazuje tę informację.  Dyrektorzy, managerowie i działy HR potrzebują narzędzi, aby rozstać się z pracownikiem w jak najmniej bolesny sposób dla wszystkich zaangażowanych stron.

Przygotowaliśmy kilka porad, które pomogą Ci jak najlepiej przeprowadzić ostatnią rozmowę z pracownikiem.

Zwykłe spotkanie

Idąc na spotkanie z szefem, Marta układała w głowie streszczenie kolejnych etapów projektu, który skończyła. Weszła do sali, w której oprócz szefa, Marka, siedziała również Beata z działu HR. 

Marta była lekko zaskoczona jej obecnością. Ponieważ jednak pracownicy HR-u od czasu do czasu brali udział w spotkaniach projektowych, bez zawahania przywitała się i usiadła. Na wstępie Marek poważnym tonem podziękował za przyjście i zakomunikował Marcie swoją decyzję o… zakończeniu współpracy. Nietrudno zgadnąć, jak ogromne emocje wywołały jego słowa. 

Jak wesprzeć pracownika, który właśnie stracił pracę?

Pożegnanie z pracownikiem nie musi zakończyć się  poczuciem niezadowolenia i rozgoryczenia. To moment, w którym Twoim zadaniem jest zaoferowanie pomocy odchodzącej osobie – w pogodzeniu się z sytuacją i poszukiwaniu kolejnej pracy. 

Narzędziem, które możesz wykorzystać do tego celu, jest outplacement. To firmowy program wsparcia (zestaw działań), który pomaga pracownikowi zaakceptować wiadomość o odejściu i daje jasny sygnał: ”nie jesteś sam/a w szukaniu nowej pracy”.

Outplacement możesz przeprowadzić samodzielnie lub zlecić firmie zewnętrznej. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, program wsparcia powinien uwzględnić poniższe elementy:

  1. Pozwól na wyrażenie emocji

Pierwszym krokiem jest przekazanie trudnej informacji pracownikowi. Wiadomość o zwolnieniu może wywołać u niego stan przypominający krzywą zmiany. Jej etapy to:

  • szok, 
  • zaprzeczenie, 
  • targowanie się, 
  • depresja
  • akceptacja

Każdy z etapów wywołuje inne, często skrajne emocje. Może pojawić się milczenie, płacz lub nawet użycie przez pracownika mocnych słów pod adresem przełożonego. Przygotuj się na kilka trudnych chwil podczas rozmowy o odejściu i daj odbiorcy przestrzeń do wyrażenia emocji. Daj im wybrzmieć.

Jeśli pracownik bierze udział w programie outplacementowym realizowanym przez inną firmę, już na wstępie zachęć go do rozmowy z konsultantem. Taka osoba, jako ekspert z zewnątrz, pomoże zarządzić buzującymi emocjami i podpowie pracownikowi, jakie działania może podjąć w kolejnych krokach (rozmowa ze współpracownikami lub rodziną), a jakich powinien unikać (gorzkie maile do zarządu).

W początkowym etapie outplacementu zadbaj także o tzw. exit interview. To sposób na utrzymanie dobrych relacji z odchodzącym pracownikiem i zebranie cennej informacji zwrotnej na temat firmy i dotychczasowej pracy. Osoby opuszczające organizację są z natury bardziej szczere i otwarte w opiniach.

  1. Wyposaż pracownika w narzędzia

Pracownik, który po dłuższym czasie wraca na rynek pracy, potrzebuje odpowiednich narzędzi, aby sprawnie się po nim poruszać.

Podstawowym i pierwszym z nich jest CV, które powstaje zazwyczaj na początku spotkań outplacementowych. CV towarzyszy pracownikowi przez cały czas poszukiwania pracy, dlatego warto przygotować je skrupulatnie (np. dopasować do konkretnych branż czy firm).

Równie ważna jest aktualna wiedza o rynku pracy oraz umiejętność szukania odpowiednich ofert zatrudnienia. Zadbaj, aby w ramach outplacementu pracownik otrzymał dane dotyczące interesującej go branży. Świetnym źródłem będą raporty oraz badania rynku. Warto zachęcić także zwalnianą osobę do samodzielnego udziału w warsztatach i webinarach zorientowanych wokół możliwości na rynku pracy.

Pracownikowi przyda się także trening rozmowy kwalifikacyjnej. Dobre przygotowanie do tego zadania będzie później realną przewagą nad innymi kandydatami. Przeprowadź z pracownikiem mock interview, czyli symulację rozmowy kwalifikacyjnej lub poproś o to doświadczonego konsultanta. 

  1. Wskaż wartościowe oferty pracy

Firmy realizujące outplacement posiadają szerokie kontakty na rynku pracy. Zadbaj o rekomendacje konsultanta w zakresie najbardziej wartościowych ofert. Poproś o wskazanie tych wakatów, na które aplikacja jest możliwa tylko z polecenia firmy. Jeśli również Twój dział HR ma dostęp do ciekawych propozycji zawodowych, wskaż kilka pracownikowi i – jeśli to możliwe – zaoferuj mu osobiste polecenie do danej firmy.

W programie outplacementu uwzględnij udział pracownika w targach pracy, spotkaniach z pracodawcami czy eventach networkingowych. Możesz ponadto zarekomendować kursy, które umożliwią osobie poszukującej nowej pracy nabycie dodatkowych kompetencji. 

Odejście z firmy – przeszkoda czy wyzwanie?

Kolejnym krokiem na ścieżce kariery pracownika nie musi być następny etat. Porozmawiaj z nim o planach na przyszłość i zasugeruj możliwość otworzenia własnej działalności. Jeśli wyrazi zainteresowanie tym pomysłem, uwzględnij go w programie outplacementowym

Zbuduj wówczas program wokół kwestii związanych z rozwojem własnego biznesu. Pomocne artykuły dot. prowadzenia działalności gospodarczej, jak i rekomendacje biznesowych szkoleń. Jeśli posiadasz kontakty do osób, które przechodziły przez podobny proces, zaproponuj spotkanie lub krótką rozmowę z nimi. Wymiana doświadczeń pozwoli pracownikowi określić, czy będzie w stanie podołać wyzwaniu.

Jak utrzymać  atmosferę w firmie?

Programy outplacementowe wspierają zarówno odchodzących pracowników, jak i osoby, które zostają w firmie. To sposób na budowę wizerunku odpowiedzialnego pracodawcy i zmniejszenie negatywnych skutków pożegnania jednego z kolegów i koleżanek innych zatrudnionych. 

W programie outplacementowym należy także uwzględnić rozmowę z zespołem. Zwolnienie pracownika może spowodować spadek motywacji i zaangażowania, frustrację i poczucie strachu. Jeśli wyjaśnisz sytuację zespołowi – choćby poprzez krótką rozmowę, podczas której opowiesz o powodach decyzji ?  łatwiej będzie utrzymać dobrą atmosferę w teamie.

Koniec czy początek?

Zastanawiasz się, jak zakończyła się historia Marty? 

Jeśli historia wydaje Ci się banalna,  gwarantujemy, że może stać się częścią zawodowej biografii pracowników, z którymi się żegnasz. Dobrze przeprowadzony exit interview i outplacement zwiększy szansę, na szczęśliwe zakończenie każdego procesu zwolnienia pracownika.

Trzymamy kciuki! 

Autorką tekstu jest Joanna Spirydowicz, Senior Business Development Manager w Bergman Engineering