W naszych poprzednich wpisach poruszaliśmy już kwestię relacji działów HR z zewnętrzną firmą rekrutacyjną, opisując m.in., jak wygląda proces przejęcia kandydata od agencji oraz jego późniejszy onboarding.

Tym razem na tapet weźmiemy fundament każdej współpracy, czyli komunikację. Pod tym pojęciem kryje się wiele elementów; od jasno zdefiniowanych potrzeb i oczekiwań, przez odpowiednie wdrożenie zewnętrznego rekrutera, na utrzymaniu długoterminowych relacji z agencją kończąc. 

I choć każdy projekt jest inny, to stosując się do prostych zasad, możemy od samego początku zwiększać szansę na skuteczną rekrutację.

Jak rozmawiają HRy, czyli ABC rekrutera

Zacznijmy od tego, jakie informacje firma powinna dostarczyć zewnętrznemu rekruterowi. Jeśli przygotujemy się do tego z wyprzedzeniem, przyspieszymy cały proces, a agencja będzie mogła z marszu przystąpić do działania.

Najlepiej, aby firma przekazała swój własny szablon ogłoszenia, w którym jasno zdefiniowane są oczekiwania wobec kandydata oraz co firma może zaoferować w zamian. Jeśli taki szablon nie istnieje, możemy opisać powyższe zagadnienia z wyszczególnieniem, które kompetencje są dla nas najważniejsze, a które mniej ważne. To także miejsce dla takich informacji, jak: od kiedy jest wakat, jakie są sugerowane stawki, ile jest etapów rekrutacji, itp.

Dobra agencja to wnikliwa agencja, dlatego przygotujmy się też na pytania pogłębiające. 

Dobra-agencja-to-wnikliwa-agencja-dlatego-przygotujmy-sie-tez-na-pytania-poglebiajace

Gdzie rekruterek sześć

Skoro jesteśmy przy przekazywaniu informacji, zadbajmy nie tylko o to, co komunikujemy, ale też jak to robimy. Przekazywane treści dotyczące otwartego wakatu, takie jak wymagania względem kandydata, powinny być spójne i merytoryczne, dlatego zadbajmy o to, aby za jedną rekrutację odpowiedzialna była jedna osoba. Wybierzmy więc kogoś, kto posiada szczegółową wiedzę w sprawie wolnego stanowiska lub może taką wiedzę łatwo zdobyć. Wystrzegajmy się angażowania w to więcej niż jednej osoby, dzięki czemu unikniemy przekazywania niepełnych lub  nawet sprzecznych komunikatów (np. w kwestii zakresu obowiązków, czy potencjalnej ścieżki kariery).

Ważna jest też płynność i szybkość kontaktu, dlatego dedykowany opiekun rekrutacji powinien być łatwo osiągalny i komunikatywny. Pamiętajmy, że jakakolwiek informacja jest lepsza niż brak informacji. Przykładowo dotyczy to sytuacji, w której zatrudnienie na wysokim szczeblu musi zostać jednogłośnie zatwierdzone przez zarząd firmy. Podjęcie takiej decyzji może się przeciągać w czasie, dlatego regularne raportowanie do agencji o aktualnym statusie i podjętych (lub niepodjętych) decyzjach jest bardzo pomocne. Może zadecydować o wstrzymaniu lub kontynuowaniu dalszych poszukiwań oraz o ewentualnej zmianie wytycznych.

 

Pamietajmy-ze-jakakolwiek-informacja-jest-lepsza-niz-brak-informacji

Przyjacielski audyt

Ciekawą praktyką, szczególnie pomocną przy stanowiskach wyższego szczebla, jest bezpośrednie wdrożenie zewnętrznego rekrutera w struktury i codzienne życie firmy. Jeśli zaprosimy pracownika agencji do złożenia osobistej wizyty, będzie on mógł zapoznać się z kulturą pracy i panującą atmosferą. W przypadku zakładów produkcyjnych dodatkowo przyjrzy się specyfikacji produkcji i odwiedzi park maszynowy. Rekruter będzie miał też szansę porozmawiać z przyszłym przełożonym (oraz przyszłymi współpracownikami) zatrudnionej osoby, aby wydobyć pomocne niuanse, jak pożądane cechy charakteru lub typ osobowości, który świetnie uzupełni nowy zespół. 

Jeśli współpraca z agencją nie jest jednorazowa, to takie rozwiązanie tylko zaprocentuje. Im bardziej rekruter poznaje środowisko pracy, do którego szuka kandydatów, tym lepsze propozycje będą trafiać do pracodawcy.

Udany związek, to trwały związek

Tytułowe nawiązanie do partnerskiej relacji jest tu wyjątkowo trafne. Jak w związku, tak i w biznesie — partnerzy, którzy poznają się z czasem, potrafią coraz lepiej sprostać swoim oczekiwaniom i potrzebom. Gdy w przyszłości pojawią się nowe wakaty, zaprzyjaźniony rekruter będzie doskonale wiedział, jakie osoby wpasują się w profil firmy.

Utrzymywanie bliskich kontaktów z agencją może być też źródłem cennej wiedzy, która pomoże w codziennej pracy. My zawodowym doświadczeniem dzielimy się z wielką przyjemnością, a artykuły, takie jak ten, są tylko jednym sposobem na jego przekazywanie.

Autorką tekstu jest Antonina Zagwojska – HR Consultant w Bergman Engineering.

 

Jeśli-czujesz-że-to-Twój-zespół-HR-potrzebuje-rekrutacyjnego-zespołu-do-zadań-specjalnych..