Jak powinna wyglądać i co powinna sprawdzać rozmowa wstępna z kandydatem?

Jeżeli jesteś rekruterem, doskonale wiesz, że pierwsza rozmowa z kandydatem wymaga samodyscypliny. Jeżeli brakuje Ci skupienia, a pytania zadajesz rutynowo, możesz przez przypadek pominąć najważniejsze dla danej rekrutacji kwestie. 

Aby do tego nie dopuścić, warto zaprojektować proces, który wspomoże Cię w tym niełatwym zadaniu. 

W tym artykule opisaliśmy, jak to zrobić.

Jaka jest rola rozmowy wstępnej?

Pierwszy kontakt z kandydatem, czyli rozmowa wstępna, odbywa się zazwyczaj telefonicznie. Rekruter przeprowadza ją, aby sprawdzić, czy dana osoba jest nadal zainteresowana pracą, spełnia kluczowe wymagania na to stanowisko i czy firma jest w stanie sprostać jej oczekiwaniom. Jeżeli w jednym z tych obszarów pojawią się wątpliwości, można podziękować i skupić się na bardziej obiecujących kandydatach. 

Dzięki takiej wstępnej weryfikacji hiring manager nie będzie musiał przeznaczać czasu na rozmowy z nieodpowiednimi kandydatami, a ci nie będą musieli przygotowywać się do procesu tylko po to, aby dowiedzieć się, że pracodawca nie może im zaproponować oczekiwanej pensji.

Co weryfikować podczas takiej rozmowy?  

Rozmowa wstępna często odbywa się bez uprzedzenia kandydata, dlatego rekruterzy starają się przeprowadzić ją jak najszybciej. W związku z ograniczonym czasem muszą skupić się na aspektach najważniejszych na tym etapie rekrutacji, czyli: 

Dostępność kandydata

Na początku należy sprawdzić, czy kandydat jest gotowy pracować w takim wymiarze godzinowym, jakiego firma oczekuje. Jeżeli praca ma się odbywać w weekendy, warto ten temat również poruszyć.

Nie może także zabraknąć pytania o to kiedy kandydat może rozpocząć pracę. W wielu przypadkach okres wypowiedzenia to aż trzy miesiące dlatego jeżeli firma poszukuje kogoś od zaraz, będzie musiała takiej osobie odmówić.

Gotowość do relokacji

Czasami podczas rekrutacji firma trafia na świetnego kandydata, który mieszka w miejscu znacznie oddalonym od jej siedziby. Rozmowa wstępna to dobra okazja na zorientowanie się, czy bierze on pod uwagę codzienne dojazdy do pracy. Jeżeli będzie to dla niego przeszkodą można zaproponować pomoc w postaci pokrycia kosztów dojazdów.

Z kolei, gdy dystans nie pozwala na takie rozwiązanie, należy zapytać pracownika o chęć relokacji. 

Wymagania finansowe

Podczas rozmowy rekruter powinien dopytać kandydata o jego oczekiwania finansowe. Jeżeli będą zbyt wysokie, trzeba będzie mu podziękować.

Wyjątkiem może być sytuacja, w której kandydat posiada rzadką umiejętność, na której firmie bardzo zależy. W takim wypadku warto jeszcze raz przedyskutować kwestie finansowe z zarządem.

Zdarza się również, że kandydaci celowo zawyżają swojego wymagania, aby sprawdzić, jak dużo firma może im zaoferować. Jeżeli pracodawcy zależy na danym kandydacie, może zaproponować mu niższą pensję i sprawdzić, czy to będzie wystarczające.

Podstawowe kompetencje

Podczas rozmowy warto wstępnie zweryfikować, czy kandydat posiada najważniejsze dla tego stanowiska umiejętności, a także zna wymagane narzędzia i technologie. Można to zrobić za pomocą wcześniej przygotowanych pytań. Dobrze na tym etapie sprawdzić również, czy to, co mówi kandydat zgadza się z tym co widnieje w jego CV. 

To także dobry moment na szybkie sprawdzenie umiejętności językowych, np. zadając 1-2 pytania w pożądanym języku. 

Motywacja do pracy

Rekruterzy dzwoniąc do kandydatów, muszą także sprawdzić, czy dana osoba faktycznie jest zmotywowana do zmiany pracy, czy tylko sprawdza, jak wygląda obecnie rynek.

Uważnie słuchając kandydata podczas rozmowy, mogą także wywnioskować, czy lubi się on angażować w pracę i przejmować inicjatywę.

Jak przygotować się do rozmowy wstępnej?

Rozmowy z kandydatem to najlepszy sposób na jego poznanie i ocenę, czy sprawdzi się w danej roli. Warto więc jak najlepiej się do nich przygotować.

Aby to zrobić, rekruter powinien przede wszystkim zgłębić wszystkie wymagania na dane stanowisko. Musi wiedzieć, które kompetencje są kluczowe, a których można nowego pracownika douczyć. Jeżeli ma jakieś wątpliwości, najlepiej, aby skonsultował się z hiring managerem.

Koniecznie musi się także zapoznać z ofertą firmy – pensją, benefitami, możliwościami rozwoju itd. Warto już na początku ustalić, co zrobić w niestandardowych przypadkach, np. gdy wymagania finansowe idealnego kandydata są wyższe niż przewidywane, lub, gdy ktoś mieszka w odległym mieście i może pracować tylko zdalnie. 

Następnym etapem powinno być przygotowanie pytań weryfikujących umiejętności kandydata, np. prostych pytań technicznych lub behawioralnych. 

Rekruter powinien także poświęcić czas na przygotowanie krótkiej prezentacji. Może w tym celu wymienić kilka liczb, jak np. liczba zatrudnionych osób, wyniki, wiek i przytoczyć najistotniejsze osiągnięcia firmy.

Istotnym elementem będzie także zaplanowanie sobie odpowiedniego czasu na wykonanie każdego telefonu. Jeżeli kandydat znajdzie dłuższą chwilę na rozmowę, warto to wykorzystać i przeprowadzić szczegółowy wywiad. 

Kiedy rekruterom zapala się czerwona lampka podczas rozmowy?

Rekruter podczas tej krótkiej rozmowy próbuje ocenić, czy dany kandydat jest osobą godną zaufania i taką, z którą firma chciałaby podjąć współpracę.

Zobaczmy, co sprawi, że rekruterowi zapali się czerwona lampka:

W takich sytuacjach rekruter może spróbować wyjaśnić te kwestie z kandydatem, lub po prostu mu podziękować.

Podsumowanie

Rozmową wstępna to fantastyczny sposób na oszczędzenie czasu zarówno hiring managera, jak i kandydata. Jeżeli rekrutacje w Twojej firmie bywają chaotyczne, dobrze zaplanowany pierwszy etap z pewnością wprowadzi do nich nieco porządku i pomoże w podjęciu ostatecznych decyzji. 

A jeżeli potrzebujesz pełnego wsparcia w rekrutacji – tworzeniu profilu kompetencyjnego, poszukiwaniach oraz rozmowach, skontaktuj się z nami!

Autorką tekstu jest Edyta Jurczak – Bednarska – Senior Technical Recruiter w Bergman Engineering