Jak przeprowadzić masową rekrutację na stanowiska inżynierskie i specjalistyczne?

Masowa rekrutacja to wyzwanie, które sprawia, że nawet doświadczonym rekruterom i rekruterkom mogą zacząć siwieć włosy (zakładając, że jeszcze się to nie dzieje). Kiedy więc przychodzi nam zatrudnić wiele osób, a dodatkowym utrudnieniem jest specyficzna specjalizacja czy stanowiska inżynierskie, każda pomoc i wskazówka jest na wagę złota. 

Jako HR-owa grupa wsparcia, chętnie podzielimy się tym, czego nauczyło nas wiele takich projektów. Zapraszamy na 5 złotych zasad masowych rekrutacji.

1. Chociaż to maraton, nie sprint, trzeba działać szybko

Masowa rekrutacja nigdy nie będzie błyskawicznym procesem i tak należy ją traktować. Trzeba mieć świadomość, że idealni kandydaci nigdy nie będą dostępni w tym samym miejscu, w tym samym czasie. Trzeba się przygotować na to, że udane rekrutacje mogą odbywać się etapami, a uzbieranie pełnego zespołu potrwa nawet kilka miesięcy.

Jednocześnie nie zapominajmy, że to sprawne, szybkie, i płynne jej przeprowadzenie decyduje o sukcesie. Cierpliwość w tym przypadku równie ważna, jak systematyczność i konsekwencja. Sytuacja u kandydatów może zmieniać się dynamicznie i takie problemy, jak wąskie gardło procedur, czy zwyczajne zwlekanie z propozycją, mogą sprawić, że osoby zdecydują się już na inne stanowiska. 

Warto więc rozważyć skrócenie procesu decyzyjnego i przyspieszenie obiegu informacji już na samym etapie strategicznym. Jeśli szybko trafił nam się ”dobry” kandydat, nie ma co zwlekać na większą pulę i porównywanie, lub szukanie tych bliższych ideałowi, bo może się okazać, że takich nie znajdziemy (a przynajmniej nie w rozsądnym czasie).

2. Nie szukajmy kandydata idealnego

Masowa rekrutacja rządzi się zupełnie innymi prawami, jeśli chodzi o kryteria dotyczące doświadczenia i umiejętności. Trzeba pamiętać, że nie szukamy szwajcarskiego scyzoryka, który spełni wszystkie wymagania, a zespołu, który ma się wzajemnie uzupełniać. Jeśli znaleźliśmy świetnie wyspecjalizowanego inżyniera, któremu brakuje kilku istotnych umiejętności, być może uda się nam znaleźć dwóch kolejnych, którzy wypełnią tę lukę. 

Kwestia doświadczenia również znacznie różni się względem rekrutacji pojedynczej. Konieczność zatrudnienia dużej liczby osób sprawia, że warto łagodniejszym okiem patrzeć na kandydatów z krótkim stażem, którzy mogą wymagać dłuższego wdrożenia. Strategia ta jednak powinna uwzględniać zatrudnienie również doświadczonych specjalistów, którzy będą w stanie zadbać o odpowiedni mentoring. 

3. Większe zadanie wymaga większego zespołu

Jeśli chcemy, by rekrutacja masowa się udała, nie ma co się łudzić, że sprosta zadaniu zespół, który na co dzień zajmuje się rekrutacjami w mniejszej skali. Takie zadania wymagają olbrzymiego nakładu pracy i często innej taktyki.

Dobrym rozwiązaniem może być podejście projektowe, czyli stworzenie zespołu i wyłonienie lidera, które będzie koordynował projekt, wyznaczał cele i zadania. Oczywiście, idealnym rozwiązaniem by było zmniejszenie liczby lub wyłączenie z innych zadań wszystkich członków takiego zespołu. 

Jeśli jednak obecny zespół HR na co dzień jest zapracowany ”pod korek”, to jasny sygnał, że potrzebne będzie wsparcie zewnętrznej agencji. 

4. Narzędzia i metody usprawniające procesy to obowiązek

Intuicja, wiedza i doświadczenie to niezmiernie istotne atuty zespołów HR, ale masowa rekrutacja byłaby prawdziwie karkołomnym zadaniem bez pewnych narzędzi i metod automatyzacji. 

• Skill matrix – dobrze przygotowany zestaw wymaganych umiejętności to nieocenione narzędzie, które szybko pozwala filtrować kandydatów o niewystarczających umiejętnościach.

• Ustandaryzowany wywiad – czyli scenariusz, który gwarantuje szybkie, sprawne, i skuteczne rozmowy indywidualne

• Zadania pomocnicze – w zależności od stanowiska, może to być test online lub np. zadanie kreatywne na czas.

• Wstępne ankiety – mogą one zawierać pytania o oczekiwania finansowe i niezbędne wymagania. Kolejna metoda filtrowania kandydatów.  

Jeśli chodzi o wewnętrzne metody, zapomnijmy o załatwianiu wszystkiego przez skrzynkę mailową. Aby ułatwić wymianę informacji i zapewnić płynność procesów decyzyjnych, członkowie zespołu powinni mieć wspólne bazy danych, arkusze, czy też oddzielną tablicę w narzędziach do śledzenia projektów. 

5. Korzystaj ze wszystkich możliwych źródeł pozyskiwania kandydatów

Kandydaci mogą być wszędzie, więc poszukiwanie jedynie w wybranych portalach jest z góry skazane na porażkę (a przynajmniej długie męczarnie). Aby zwiększyć szanse, zalecamy maksymalne rozszerzenie kanałów pozyskiwania kandydatów. Na przykład:

• Portale ogłoszeniowe
• Agencje rekrutacyjne
• Direct search
• Kampanie performance marketingowe
• Systemy poleceń
• Sieci kontaktów
• Social media
  

Jakie są największe wyzwania związane z masowymi rekrutacjami?

Jako specjaliści od masowych rekrutacji, pomagaliśmy wielu zespołom HR i zaobserwowaliśmy kilka najczęstszych problemów. 

• Brak czasu – zespoły HR mają zbyt dużo na głowie, a rekrutacja to tylko jeden z problemów, z którym się muszą na co dzień zmagać. Kiedy więc zachodzi potrzeba masowej rekrutacji, wsparcie okazuje się konieczne.
• Mała liczba kandydatów – nawet kiedy problem braku czasu nie występuje, dotarcie do kandydatów okazuje się być wyzwaniem. Zwłaszcza, gdy trzeba zatrudnić sporą liczbę bardzo osób o specyficznych specjalizacjach. Problem ten często może wynikać ze zbyt wyśrubowanych wymagań, o czym mówiliśmy w punkcie 2. 

• Zbyt długie procesy – opóźnienia mogą być generowane na wielu polach. Zbyt wiele spotkań, zwlekanie z podejmowaniem decyzji, złe filtrowanie i rozmowy z nieodpowiednimi kandydatami

• Zatrudnieni kandydaci odchodzą lub nie spełniają wymagań – problem ten w dużej mierze wynika z kumulacji dwóch powyższych. Ze względu na brak czasu i brak odpowiednich kandydatów brakuje cierpliwości i rekrutuje się zbyt pochopnie. 

Wszystkie powyższe problemy tworzą spore przytłoczenie projektem (rozumiemy to doskonale i wspieramy Was ?). Mamy nadzieję, że powyższe porady pomogą Wam dotrzeć do celu, a jeśli tylko uznacie, że potrzebujecie wsparcia, dajcie znać 😉

Doprowadziliśmy już do sukcesu wiele masowych rekrutacjach w branży lotniczej, motoryzacyjnej i FMCG. Chętnie pomożemy także Wam.