Klauzula informacyjna RODO dla Osoby dokonującej zgłoszenia

Celem Klauzuli Informacyjnej jest realizacja obowiązków prawnych jakie zostały nałożone na Administratora danych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO – mając na uwadze obowiązki nałożone na Administratora danych osobowych – informujemy, iż: dane, które przetwarzamy otrzymaliśmy bezpośrednio od osoby której dotyczą i zostały nam przekazane w zgłoszeniu naruszenia.
Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka Bergman Engineering sp. z o.o. z siedzibą ul. L. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław, w której przetwarzane jest Pani/Pana zgłoszenie. Z Administratorem można się kontaktować pod adresem e-mail: rodo@bergman-engineering.com lub kierując korespondencję pisemną na adres: Bergman Engineering Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław
Administrator będzie przetwarzał następujące dane osobowe: Pani/Pana imię, nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej (e-mail), adres korespondencyjny oraz inne dane, jakie zostaną przekazane Administratorowi w momencie dokonania zgłoszenia naruszenia.
Dane osobowe będą przetwarzane:
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z realizacją obowiązków Administratora wynikających z obowiązujących przepisów prawa w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych i w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w celu:
– analizy otrzymanego Zgłoszenia, jego rejestracji i prowadzenia postępowania wyjaśniającego,

– prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;

– archiwizacji Zgłoszeń w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz wypełnienia prawnych obowiązków ciążących na Administratorze;

– sporządzania raportów podsumowujących prowadzone działania i przeprowadzenie analiz statystycznych;

– ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art 8 ust. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, jeśli w postępowaniu dotyczącym zgłoszenia będą przetwarzane dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO gdzie przetwarzanie danych jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym;
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą, w przypadku gdy osoba dokonująca zgłoszenia (sygnalista) zdecyduje się na ujawnienie swoich danych.

Podanie danych osobowych przy dokonywaniu zgłoszenia jest dobrowolne, ale konieczne do rozpatrzenia Zgłoszenia naruszenia lub nadużycia. Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości rozpatrzenia zgłoszenia przez Administratora.

Ewentualna zgoda na ujawnienie Pani / Pana danych przez Adminitratora jest całkowicie dobrowolna i nie ma wpływu na rozpatrywane Zgłoszenie.

Powyższe ma na celu zapewnienia bezpieczeństwa prawnego i finansowego przedsiębiorstwa w tym zapobieżenia naruszeniom, nadużyciom oraz oszustwom.

Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych – w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych mogą być:
podmioty świadczące usługi doradcze, doradczo-kontrolne, konsultingowe, rachunkowe, podatkowe, audytowe, inspekcji,
podmioty zapewniające obsługę w zakresie IT lub/oraz systemów teleinformatycznych,
podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów,
podmioty świadczące usługi pocztowe lub/oraz kurierskie,
organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa jak również sprawujące funkcje kontrolne i nadzorcze w tym w szczególności w celu zawiadomienia o popełnieniu przestęptswa.

Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych

W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w w tym w celu zagwarantowania Pani/Pnu prawa do obrony może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana przesyłając wyjaśnienie przyczyn ujawnienia danych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić prowadzonemu postępowaniu.

Okresy przetwarzania danych. Dane osobowe Administrator przetwarzać będzie przez okres konieczny do zarejestrowania oraz obsługi zgłoszenia, następnie przechowywania dla udokumentowania wykonanych czynności oraz na wypadek ujawnienia nowych okoliczności w sprawie zgłoszenia, konieczności udostępnienia dokumentacji organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym jednakże nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działalniami, a w razie wystąpienia roszczeń przez okres niezbędny do ich rozstrzygnięcia lub przedawnienia.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Przysługujące prawa: Ma Pan/Pani prawo do a) żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, b) cofnięcia zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed wycofaniem zgody; c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na swoją szczególną sytuację; d) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Przysługuje Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych w sytuacjach określonych w art. 77 ust. 1 RODO.

Pani/Pana dane będą przetwarzane przez upoważnionych pracowników wyłącznie w celach, o których mowa w ust. 4 powyżej, chyba że wyrazi Pani/Pan wyraźną zgodą na ich ujawnienie (art. 6 ust. 1 lit a) RODO).
Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany czy też nie będą podlegać profilowaniu.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.