Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Współadministratorzy Danych Osobowych

Bergman Engineering sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000394281 przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, Wydział VI Gospodarczy KRS, posługującą się numerami NIP 8971777327, REGON 021638456, adres email: info@bergman-engineering.com, zwana dalej „Współadministratorem I”

BERGMAN Deutschland GmbH z siedzibą Berlinie (10117 Niemcy) przy ul. Friedrichstraße 171, wpisaną do rejestru handlowego: Amtsgericht Charlottenburg Sąd rejestrowy HRB 159967B, Wydział B Rejestru Handlowego, Numer identyfikacji podatkowej VAT: DE 283 503 603, 30/226/32612 (Urząd Skarbowy IV), Numer D-U-N-S: 342628723, adres email: info@bergman-gmbh.de zwana dalej „Współadministratorem II”

Talent Spot Bergman sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Taczaki 24/101, 61-819 Poznań, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000343814 przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy KRS, posługującą się numerami, NIP: 8971757715, REGON: 021109798, adres email: info@talentspot-bergman.com, zwana dalej „Współadministratorem III”

zwani dalej wspólnie „Współadministratorami” Zasadnicza treść uzgodnień stanowi załącznik numer 1 do niniejszej klauzuli, który jest jej integralną częścią

II. Punkt kontaktowy

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych osoba ubiegająca się o zatrudnienie może kontaktować się za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Współadministratora I lub drogą elektroniczną na adres e-mail: info@bergman-engineering.com.

Z Inspektorem Ochorny Danych Osobowych wyznaczonym przez Współadministratora I – osoba ubiegająca się o zatrudnienie może kontaktować się za pomocą poczty elektronicznej, pod adresem iod@bergman-engineering.com.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych, źródło danych

Współadministratorzy mogą przetwarzać Twoje dane osobowe pozyskane od Ciebie w następujących celach:

przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego na oferowane stanowisko pracy —na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia i wykonania umowy) i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego przez Współdministratorów) oraz art. 22(1) § 1 k.p. — w odniesieniu do danych osobowych żądanych przez Spółkę jako pracodawcę; art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 22(1a) § 1 k.p. i art. 22(1b) § 1 k.p. — w odniesieniu do danych osobowych przekazywanych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie dobrowolnie i z własnej inicjatywy;
przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych na stanowiska oferowane przez Współadministratorów oraz dodanie Twoich danych do Bazy Danych Kandydatów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz ewentualnie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 22(1a) § 1 k.p. i art. 22(1b) § 1 k.p.;
przechowywania CV na potrzeby przyszłych procesów na stanowiska oferowane przez Współadministratorów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz ewentualnie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 22(1a) § 1 k.p. i art. 22(1b) § 1 k.p.;
przekazywania Twoich dokumentów aplikacyjnych zainteresowanym, potencjalnym pracodawcom — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz ewentualnie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda);
wypełnienia obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych, np. w zakresie zapewnienia rozliczalności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego przez Współadministratorów); prawnie uzasadnionym interesem Współadministratorów jest posiadanie wiedzy na temat osób, które np. zgłosiły sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych;
prowadzenia działań marketingowych – podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest w tym przypadku przesyłanie informacji handlowych dotyczących działalności Współadministratorów, produktów i usług oferowanych przez Współadministratorów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym e-mail, telefon/sms – na podstawie zgody udzielonej w oparciu o art. 398 Prawa Komunikacji Elektronicznej);
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów); prawnie uzasadnionym interesem Współadministratorów jest obrona interesu majątkowego Współadministratorów;
archiwalnym i dowodowym – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów); prawnie uzasadnionym interesem Współadministratorów jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów, np. przebiegu procesu rekrutacyjnego);

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

Charakter podania danych osobowych

Podanie wszystkich danych osobowych zawsze jest dobrowolne, jednak podanie takich danych, jak: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe, a w odniesieniu do stanowisk, gdzie jest to wymagane: wykształcenie; kwalifikacje; przebieg dotychczasowego zatrudnienia jest konieczne do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym (bez tych danych nie jest możliwe wzięcie udziału w rekrutacji). Podanie jakichkolwiek innych danych niż wymienione, zawartych w części „dodatkowe informacje”, zależy od Twojego uznania, ponieważ ich nie wymagamy,

Zgoda

W każdejchwili możesz wycofać udzieloną zgodę, przy czym wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Odbiorcy danych osobowych

Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, Twoje dane osobowe mogą zostać ujawnione dostawcom systemu ATS (np. Traffit), z którego korzystamy na potrzeby rekrutacji, podmiotom świadczącycm na naszą rzecz usługi hostingu danych, dotawcom usług chmurowych (np. Microsoft).

Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Twoje dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Informujemy, że możemy przekazywać Twoje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy lub organizacji międzynarodowej, co jest np. związane z naszą współpracą z różnymi podmiotami. Ze swojej strony zapewniamy, że dane będą przekazywane do państw wobec których Komisja Europejka wydała decyzję o spełnieniu przez nie odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych lub z zachowaniem wszelkich wymogów prawnych,w tym na podstawie stosownej umowy zawierającej klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską, zapewniając odpowiedni sposób zabezpieczenia przekazanych danych osobowych. W każdej chwili przysługuje Ci prawo kopii tych zabezpieczeń. W związku z korzystaniem przez nas z usług/narzędzi Microsfot Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do np. USA. Podstawę prawną przekazania danych osobowych do USA stanowi decyzja Komisji Europejskiej 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.

Okres przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Twoich danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, informujemy, że dane osobowe będą przetwarzane:

przez okres 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu przeprowadzenia bieżącego postępowania rekrutacyjnego;
przez okres 2 lat — w przypadku danych osobowych, które przetwarzane są w celu przeprowadzenia postępowań rekrutacyjnych w przyszłości, po wyrażeniu zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych;
do czasu wycofania zgody przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie — w przypadku danych osobowych, które przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody;
do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów;
do utraty przydatności – w przypadku przetwarzania danych w celu archiwalnym lub dowodowym oraz wypełnienia obowiązków wynikających z RODO;
do czasu upływu terminów przedawnienia – w przypadku danych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

Uprawnienia podmiotów danych

Informujemy, że przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymanie kopii tych danych (wydanie pierwszej kopii jest darmowe);
sprostowania danych osobowych (jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne, niekompletne lub w inny sposób niepoprawne);
usunięcia danych osobowych (np. w przypadku gdy dane przesatą być nam potrzebne do celów, o których poinformowaliśmy, skutecznie cofnąłe/aś zgodę – o ile nie mamy prawa przetwarzać danych na innej podstawie prawnej);
ograniczenia przetwarzania danych osobowych (jeżeli uznasz, że Twoje dane osobowe są nieprawidłowe, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lub nie potrzebujemy już określonych danych);
sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu);
przenoszenia danych osobowych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany);
prawo do cofnięcia zgody (wycofanie zgody nie wypływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).

Szanujemy Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.

Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Ci ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.

Odnośnie jeszcze prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Ci prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów w związku z Twoją szczególną sytuacją. Musisz jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:

istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw i wolności lub
istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załącznik nr 1:

Treść uzgodnień wynikających z umowy o współadministrowanie, które zostaną przekazane podmiotom danych

Strony wspólnie ustalają, że podmiotom danych zostaną przekazana treść uzgodnień w następującej postaci:

Uprzejmie informujemy, że pomiędzy Współadministratorami:

Bergman Engineering sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000394281 przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, Wydział VI Gospodarczy KRS, posługującą się numerami NIP 8971777327, REGON 021638456, adres email: info@bergman-engineering.com, zwana dalej „Współadministratorem I”

została zawarta umowa o współadministrowanie Twoimi danymi osobowymi. Oznacza to, że każdy z tych podmiotów przetwarza Twoje dane osobowe w uzgodnionym zakresie.

Każdy ze Współadministratorów ponosi samodzielną odpowiedzialność za realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych, w odniesieniu do operacji przetwarzania prowadzonych w ramach swojej działalności. Do obowiązków tych należą w szczególności:

zapewnienie adekwatności danych do celów;
1. wykonywanie praw osób, których dane dotyczą;
1. wykonanie analizy ryzyka i stosowanie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu zapewnienia integralności, poufności i dostępności ww. danych;
1. przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych – jeśli będzie wymagana;
1. powierzanie przetwarzania wyżej wymienionych danych przez Współadministratorów podmiotom przetwarzającym;
1. obsługę prób naruszeń oraz naruszeń ochrony danych;
1. zawiadamianie Prezesa Urzędu Ochrony Danych lub podmiotów danych o naruszeniu ochrony danych;
1. przekazywanie danych do państw trzecich;
1. prowadzenie dokumentacji na potrzeby wykazania zgodności przetwarzania z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych oraz stosowanie się do wewnętrznych procedur.

W zakresie spełnienia względem Pana/Pani obowiązku informacyjnego odpowiedzialność ponosi Współadmnistrator Bergman Engineering sp. z o.o.

Niezależnie, każdy ze Współadministratorów odpowiada wobec Pana/Pani tak za samo za należyte i zgodne z prawem przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych.

Swoje prawa związane z Pana/Pani danymi osobowymi może Pan/Pani zrealizować poprzez kontakt z jednym ze Współadministratorów. Jeżeli okaże się, że zgłoszenie zostało skierowane do niewłaściwego Współadministratora, zostanie ono niezwłocznie przekazane do właściwego Współadministartora.

Aby ułatwić Panu/Pani wykonanie praw, wyznaczyliśmy punkt kontaktowy — punktem kontaktowym jest Współadministrator Bergman Engineering sp. z o.o., e-mail info@bergman-engineering.com.

Więcej informacji znajdzie Pan/Pani pod wskazanym adresem e-mail.