Klauzula informacyjna RODO dla Osoby trzeciej, której dotyczy zgłoszenie oraz innej osoby wskazanej w przez dokonującego zgłoszenia

Celem Klauzuli Informacyjnej jest realizacja obowiązków prawnych jakie zostały nałożone na Administratora danych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 RODO – mając na uwadze obowiązki nałożone na Administratora danych osobowych – informujemy, iż: Pani/Pana dane, otrzymaliśmy od sygnalisty i przetwarzamy je jako:

– dane tzw. osoby trzeciej wskazane w zgłoszeniu tj. dane osobowe dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, rozumianej jako osoba fizyczna, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, która dopuściła się naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana lub,

– dane osoby, której nie dotyczy zgłoszenie, a która została wskazana przez sygnalistę jako np. świadek.

Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne (w zgłoszeniu sygnalisty).

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka Bergman Engineering sp. z o.o. z siedzibą ul. L. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław, w której przetwarzane jest Pani/Pana zgłoszenie. Z Administratorem można się kontaktować pod adresem e-mail: rodo@bergman-engineering.com lub kierując korespondencję pisemną na adres: Bergman Engineering Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Petrażyckiego 57, 52-434 Wrocław
Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe wskazane przez sygnalistę w zgłoszeniu w szczególności dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o zachowaniach, które pojawiły się w zgłoszeniu oraz dane, uzyskane w ramach prowadzenia postępowania wyjaśniajacego.
Dane osobowe będą przetwarzane:
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z realizacją obowiązków Administratora wynikających z obowiązujących przepisów prawa w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych i w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w celu:
– analizy otrzymanego Zgłoszenia, jego rejestracji i prowadzenia postępowania wyjaśniającego,

– prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;

– archiwizacji Zgłoszeń w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz wypełnienia prawnych obowiązków ciążących na Administratorze;

– sporządzania raportów podsumowujących prowadzone działania i przeprowadzenie analiz statystycznych;

– ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art 8 ust. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, jeśli w postępowaniu dotyczącym zgłoszenia będą przetwarzane dane szczególnych kategorii, o których mowa w art 9 ust. 1 RODO, gdzie przetwarzanie danych jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym;

Powyższe ma na celu zapewnienia bezpieczeństwa prawnego i finansowego przedsiębiorstwa w tym zapobieżenia naruszeniom, nadużyciom oraz oszustwom.

Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych – w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych mogą być:
podmioty świadczące usługi doradcze, doradczo-kontrolne, konsultingowe, rachunkowe, podatkowe, audytowe, inspekcji,
podmioty zapewniające obsługę w zakresie IT lub/oraz systemów teleinformatycznych,
podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów,
podmioty świadczące usługi pocztowe lub/oraz kurierskie,
organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa jak również sprawujące funkcje kontrolne i nadzorcze w tym w szczególności w celu zawiadomienia o popełnieniu przestęptswa.

Okresy przetwarzania danych. Dane osobowe Administrator przetwarzać będzie przez okres konieczny do zarejestrowania oraz obsługi zgłoszenia, następnie przechowywania dla udokumentowania wykonanych czynności oraz na wypadek ujawnienia nowych okoliczności w sprawie zgłoszenia, konieczności udostępnienia dokumentacji organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym jednakże nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działalniami, a w razie wystąpienia roszczeń przez okres niezbędny do ich rozstrzygnięcia lub przedawnienia.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Przysługujące prawa: Ma Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem, że przepisu art 15 ust.1 lit. g) RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba, że sygnalista nie spenia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów albo wyraził zgodę na takie przekazanie. Ponadto posiada Pan/Pani prawo: a) ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na swoją szczególną sytuację; c) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Przysługuje Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych w sytuacjach określonych w art. 77 ust. 1 RODO.

Pani/Pana dane będą przetwarzane przez upoważnionych pracowników wyłącznie w celach, o których mowa w ust. 4 powyżej.

Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany czy też nie będą podlegać profilowaniu.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.