KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE
BERGMAN ENGINEERING SP. Z O.O.
WSTĘP
Niniejszy Kodeks Etyki i Postępowania w Biznesie stanowi zbiór zasad i wartości, na których opiera się działalność Spółki i stanowi integralną część jej kultury organizacyjnej. W Spółce obowiązują przejrzyste zasady postępowania, zgodne z normami, wytycznymi ładu korporacyjnego oraz zasadami uczciwości wobec naszych pracowników, współpracowników, klientów, dostawców oraz społeczności, w której Spółka prowadzi działalność. Odpowiedzialność za przestrzeganie Kodeksu ciąży na każdym pracowniku, współpracowniku, konsultancie, partnerze biznesowym Spółki, niezależnie od pełnionej funkcji oraz miejsca wykonywania obowiązków służbowych. Niniejszy Kodeks należy interpretować w powiązaniu z innymi politykami oraz procedurami wdrożonymi w Spółce. W razie jakichkolwiek wątpliwości każdy Pracownik powinien zasięgnąć porady Przełożonego, Członka zarządu, Dyrektora Działu Prawnego lub Osoby odpowiedzialnej za audyt wewnętrzny Spółki.
ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI
W ramach prowadzonej działalności Spółka oraz wszyscy jej pracownicy, współpracownicy, klienci oraz dostawcy zobowiązani są przestrzegania obowiązujących krajowych i międzynarodowych przepisów, norm oraz regulacji. Spółka ponosi odpowiedzialność za prowadzenie działalności zgodnie z prawem oraz międzynarodowymi standardami. Dokładamy starań, aby prowadzić działalność biznesową w sposób uczciwy i rzetelny. Żaden pracownik i współpracownik Spółki, członek kadry kierowniczej lub zarządzającej nie może dopuszczać się czynów niezgodnych z prawem lub nieetycznych, jak również zlecać czy też nakłaniać do takich czynów inne osoby.
PRZECIWDZIAŁANIE KORUPCJI, ŁAPOWNICTWI I PRANIU PIENIĘDZY
Spółka zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania zasad etyki w biznesie i przepisów antykorupcyjnych we wszystkich obszarach działalności, w tym w kontaktach z klientami, dostawcami, urzędnikami publicznymi i innymi zainteresowanymi osobami. Żadne formy korupcji, w tym dawanie lub przyjmowanie łapówek, oferowanie lub przyjmowanie bezpośrednich i pośrednich gratyfikacji, oferowanie lub przyjmowanie majątkowych lub osobistych korzyści, wykorzystywanie wpływów w celu uzyskania finansowych i pozafinansowych korzyści nie będą przez Spółkę tolerowane. Niedopuszczalne jest również przekazywanie drogich prezentów Klientom lub urzędnikom państwowym celem uzyskania biznesowych korzyści jak również angażowanie się w nieetyczne praktyki biznesowe.
Spółka przestrzega wszystkich przepisów krajowych oraz międzynarodowych regulujących przeciwdziałanie praniu pieniędzy i podejmuje działania w celu eliminacji ryzyka poprzez legalne monitorowanie i weryfikowanie zawieranych transakcji, identyfikację beneficjentów rzeczywistych zawieranych transakcji, identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i ryzyk związanych z praniem pieniędzy.
BEZPIECZEŃSTWO I OCHRONA DANYCH
Zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów, pracowników i partnerów biznesowych jest priorytetem Spółki. Dane, informacje oraz dokumenty Spółki oraz powierzone Spółce przez podmioty zewnętrzne mogą być wykorzystywane przez pracowników Spółki wyłącznie w celach służbowych i udostępniane osobom trzecim wyłącznie w zakresie w jakim wymagają tego relacje biznesowe. Spółka ponosi pełną odpowiedzialność za ochronę poufności informacji i danych powierzanych przez klientów, dostawców, pracowników oraz inne podmioty współpracujące ze Spółką w ramach prowadzonej działalności, a każdy pracownik oraz współpracownik jest zobowiązany do zachowania poufności oraz tajemnicy służbowej. Chronimy prawo do prywatności naszych pracowników oraz współpracowników. Wszelkie dane osobowe są przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Powierzone dane osobowe są przetwarzane tylko w uzasadnionych celach, wyłącznie przez osoby do tego upoważnione i chronione przed nieuprawnionym dostępem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz informacji Spółka wdrożyła Politykę Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych oraz Politykę Bezpieczeństwa Informacji, które stanowią zestaw praw i wytycznych regulujących sposób zarządzania, ochrony i udostępniania danych. Przestrzeganie wdrożonych Polityk oraz postępowanie zgodnie z określonymi tam zasadami ochrony danych i informacji jest obowiązkiem każdego pracownika i współpracownika Spółki. Aby zapobiec utracie lub ujawnieniu danych oraz informacji Spółka organizuje dla pracowników i współpracowników programy cyklicznych szkoleń. Obowiązek ochrony danych oraz informacji jak również zakaz ich nieuprawnionego rozpowszechniania lub ujawniania obowiązuje każdego pracownika lub współpracownika również po zakończeniu współpracy ze Spółką.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ FINANSOWA I POPRAWNOŚĆ DOKUMENTÓW
Dokładność i poprawność prowadzenia dokumentacji finansowej stanowi priorytet Spółki. Księgi, sprawozdania, rejestry oraz akta Spółki powinny odzwierciedlać stan faktyczny aktywów i pasywów Spółki, a ewidencja całej działalności Spółki musi być prowadzona zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami oraz zasadami rachunkowości. Wszystkie transakcje biznesowe i operacje finansowe muszą być poprawnie i dokładnie rejestrowane, uzyskać odpowiednią autoryzację oraz podlegać pełnej i dokładnej ewidencji, w sposób umożliwiający opracowanie prawidłowych sprawozdań finansowych Spółki oraz rozliczenie majątku Spółki. Każdy dokument biznesowy w tym faktury, raporty wydatków, delegacji, inwentaryzacje, raporty finansowe musi być kompletny i dokładny. Niedopuszczalne jest wprowadzanie do ewidencji lub dokumentacji informacji nieprawdziwych, wprowadzających w błąd jak również tworzenie nieprawdziwych, niedokładnych lub wprowadzających w błąd raportów i dokumentów. Księgi rachunkowe Spółki muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami i ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości.
JAKOŚĆ UJAWNIANYCH INFORMACJI
Spółka zapewnia transparentność w komunikacji z interesariuszami poprzez prawdziwe, rzetelne, kompleksowe i zgodne z prawem ujawnienie istotnych finansowych i pozafinansowych informacji dotyczących działalności Spółki w tym w szczególności informacji o zatrudnieniu, zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy, polityki ochrony środowiska, działalności biznesowej oraz sytuacji finansowej i wyników działalności Spółki.
UCZCIWA KONKURENCJA I PRAWO ANTYMONOPOLOWE
Spółka zobowiązuje się do prowadzenia działalności zgodnie z przepisami o ochronie konkurencji oraz przepisów antymonopolowych obowiązujących w miejscach prowadzenia działalności oraz nie podejmuje działań, które mogłyby być uznane za sprzeczne z przepisami lub za nieuczciwe praktyki biznesowe w szczególności działań ograniczających konkurencję, nieuczciwą wymianę informacji związanych z podmiotami konkurencyjnymi, zawieranie nielegalnych umów, porozumień w zakresie ustalania cen, podziału rynków, bojkotu podmiotów konkurencyjnych. Niedopuszczalną praktyką jest zawieranie formalnych lub nieformalnych umów i porozumień, które ograniczają podejmowanie niezależnych decyzji biznesowych, transakcji rynkowych bądź mają na celu nieuczciwe wykorzystanie pozycji rynkowej Spółki. Spółka pozyskuje informacje o konkurentach wyłącznie z legalnych i oficjalnie dostępnych źródeł. Zabronione jest pozyskiwanie informacji i tajemnic handlowych dotyczących podmiotu konkurencyjnego przy użyciu nielegalnych lub nieuczciwych metod takich jak kradzież, przekupstwo, nakłanianie do naruszenia tajemnicy służbowej. Niedopuszczalne są praktyki polegające na rozprzestrzenianiu fałszywych i nierzetelnych informacji oraz niesprawdzonych pogłosek na temat konkurencji. Ze względu na ryzyko prawnej i finansowej odpowiedzialności Spółki w przypadku naruszenia przepisów o ochronie konkurencji oraz regulacji antymonopolowych zobowiązujemy pracowników i współpracowników do zgłaszania wszelkich wątpliwości lub podejrzeń w zakresie stosowania powyższych regulacji do Przełożonego, Członka Zarządu, Dyrektora Działu Prawnego, Osoby odpowiedzialnej za audyt wewnętrzny Spółki lub za pośrednictwem specjalnie dedykowanych ogólnodostępnych kanałów do zgłaszania naruszeń i nadużyć.
KONFLIKT INTERESÓW
Obowiązkiem każdego pracownika i współpracownika Spółki jest działanie w najlepszym interesie Spółki oraz unikanie działań, które mogłyby naruszyć jej interesy, dobre imię lub narazić Spółkę na szkodę. Pracownicy oraz współpracownicy są zobowiązani do unikania sytuacji, w których mogłaby wystąpić sprzeczność interesu prywatnego pracownika lub osoby mu bliskiej z interesem Spółki. Pracownikom i współpracownikom nie wolno angażować się w działalność, której wykonywanie mogłoby odbywać się kosztem czasu i zaangażowania, jakie należy poświęcić na rzetelne wykonywanie obowiązków służbowych. Niedopuszczalne jest angażowanie się w przedsięwzięcia finansowe i majątkowe, które mogłyby mieć niepożądany wpływ na wykonywanie obowiązków służbowych pracownika jak również wpływać na decyzje Spółki w celu osiągniecia bezpośrednich lub pośrednich korzyści osobistych lub majątkowych przez pracownika lub osobę mu bliską. Pracownikom i współpracownikom nie wolno wykorzystywać zajmowanego stanowiska do uzyskiwania korzyści osobistych lub majątkowych takich jak gratyfikacje finansowe, darowizny, pożyczki, prezenty, wyjazdy, darmowe usługi lub inne przywileje w zamian za korzystne dla danego podmiotu decyzje biznesowe Spółki, na które pracownik ma wpływ w ramach obowiązków służbowych. W przypadku podejrzenia konfliktu interesów każdy pracownik lub współpracownik ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia Przełożonego, Członka Zarządu, Dyrektora Działu Prawnego, lub Osoby odpowiedzialnej za audyt wewnętrzny Spółki w celu zbadania jego charakteru i zakresu a także ustalenia procedury jego rozwiązania.
PODRABIANE CZĘŚCI
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka korzysta wyłącznie z produktów i urządzeń dostawców gwarantujących stosowanie oryginalnych części oraz materiałów w dostarczanych produktach. W przypadku ustalenia, iż produkty lub urządzenia, z których korzysta Spółka zastosowano nieoryginalne części lub materiały Spółka zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Producenta Oryginalnych Urządzeń lub Części oraz właściwe organy i instytucje.
WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA
Spółka szanuje i chroni prawo własności intelektualnej Spółki, jej pracowników i współpracowników oraz innych podmiotów w tym klientów i dostawców Spółki. Prawa własności intelektualnej takie jak patenty, wynalazki, znaki towarowe, tajemnice handlowe, prawa autorskie, plany i strategie biznesowe, cele biznesowe, bazy danych, dane Klientów i Dostawców, a także wszelkie nieopublikowane dane finansowe i biznesowe podlegają prawnej ochronie. Za niedopuszczalne Spółka uznaje nieuprawnione wykorzystywanie lub ujawnianie informacji stanowiących własność intelektualną Spółki, jej pracowników, współpracowników lub podmiotu trzeciego. Naruszenie praw własności intelektualnej może skutkować konsekwencjami prawnymi, finansowymi oraz dyscyplinarnymi dla osób, które dopuszczą się takiego naruszenia. Spółka szanuje prawa własności intelektualnej osób trzecich i wymaga ich respektowania od wszystkich swoich pracowników i współpracowników niezależnie od pełnionej funkcji. Wyrażamy przekonanie, że korzyści oraz uznanie wynikające z praw własności intelektualnej powinny odnosić ich twórcy lub legalni właściciele. Spółka zakazuje wykorzystywania na potrzeby działalności Spółki oprogramowania, które nie stanowi własności Spółki, lub na które Spółka nie posiada licencji. Obowiązek ochrony praw własności intelektualnej oraz zakaz nieuprawnionego rozpowszechniania lub ujawniania informacji stanowiących własność intelektualną obowiązuje każdego pracownika lub współpracownika również po zakończeniu współpracy ze Spółką.
OCHRONA MAJĄTKU I AKTYWÓW SPÓŁKI
Wszyscy pracownicy i współpracownicy zobowiązani są do ochrony majątku i aktywów Spółki w tym budynków i ich pomieszczeń, otoczenia, wyposażenia oraz wszelkich urządzeń jak również sprzętu otrzymanego do dyspozycji w tym samochodów służbowych, telefonów i komputerów. Pracownicy zobowiązani są do korzystania z udostępnionego sprzętu w sposób zgodny z prawem i uczciwy, oraz jego ochrony przed kradzieżą, utratą czy zniszczeniem. Udostępniony sprzęt stanowi własność Spółki i musi być dla Spółki w każdej chwili dostępny. Majątek Spółki może być wykorzystywany tylko dla celów działalności Spółki i nie może być wykorzystywany do celów prywatnych bez zgody przełożonego jak również do uzyskania korzyści osobistej lub finansowej. Dane oraz informacje przesyłane za pomocą służbowych środków stanowią własność Spółki. Każdy z pracowników oraz współpracowników zobowiązany jest chronić informacje oraz zasoby Spółki w tym również tajemnice handlowe oraz zawodowe. Ochrona tajemnic oraz informacji poufnych obowiązuje również po zakończeniu współpracy ze Spółką.
KONTROLA EKSPORTU I SANKCJE EKONOMICZNE
półka przestrzega wszystkich przepisów krajowych oraz międzynarodowych dotyczących kontroli eksportu i sankcji ekonomicznych, w tym embarg w zakresie eksportu towarów, oprogramowania, usług oraz technologii, jak również ograniczeń handlowych obejmujących państwa, regiony, podmioty, jednostki oraz osoby prywatne. Polityka Spółki zakłada przestrzeganie przepisów oraz regulacji wydanych przez Organizację Narodów Zjednoczonych, Wspólnotę Europejską, organizacje międzynarodowe oraz kraj prowadzenia działalności gospodarczej jak również kontrolę i monitoring list zawierających wykaz sankcji wymierzonych w konkretne osoby, podmioty, organizacje. Przed podjęciem współpracy oraz w jej trakcie pracownicy i współpracownicy odpowiedzialni za dany obszar działalności Spółki zobowiązani są sprawdzić a następnie monitorować czy dana transakcja lub współpraca nie narusza krajowych i międzynarodowych regulacji i zakazów w powyższym zakresie.
ZGŁASZANIE NARUSZEŃ I NADUŻYĆ, ŚRODKI ZARADCZE, ZAKAZ ŚRODKÓW ODWETOWYCH
Niniejszy Kodeks Etyki Biznesu dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, pracowników tymczasowych, współpracowników, agentów, konsultantów, doradców, niezależnych wykonawców i jest ogólnie dostępny na stronie internetowej Spółki. Transparentność jest częścią kultury Spółki i w celu zapewnienia najwyższych standardów Spółka zapewnia skuteczne i ogólnodostępne mechanizmy składania skarg i dostępu do środków zaradczych w razie stwierdzenia naruszeń lub nadużyć.
Każdy, kto dowie się o naruszeniu lub nadużyciu zasad niniejszego Kodeksu jak również był ich świadkiem powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt do zarządu Spółki lub za pośrednictwem specjalnie dedykowanych ogólnodostępnych kanałów do zgłaszania naruszeń i nadużyć. Każde zgłoszenie będzie traktowane jako poufne, a Spółka wprowadziła bezwzględny zakaz jakichkolwiek środków odwetowych wobec osoby zgłaszającej.
W celu zapewnienia skuteczności przestrzegania niniejszego Kodeksu oraz pozostałych obowiązujących w Spółce polityk i regulacji, Spółka wdrożyła Procedurę zgłaszania naruszenia lub nadużycia oraz ochrony sygnalistów, z którą zaznajomiony jest każdy pracownik oraz współpracownik Spółki.
Wdrożenie niniejszego Kodeksu powiązane jest z programem szkoleń dla pracowników i współpracowników oraz działaniami informacyjnymi w całej Spółce.
Spółka będzie dokonywać okresowego przeglądu niniejszego Kodeksu w celu zapewnienia jego skuteczności oraz prawidłowego zastosowania.