Jakie korzyści daje outsourcing?

W jednym z naszych wpisów przedstawiliśmy w szczegółach, czym jest outsourcing, kiedy powinno się po niego sięgać oraz jakie są rodzaje outsourcingu. 

Znajomość teorii to podstawa, jednak dla przedsiębiorcy największe znaczenie ma jej praktyczne zastosowanie. Dlatego przyjrzymy się bliżej temu, jakie wymierne efekty może dostarczyć firmie zlecanie usług ”na zewnątrz”.

Natychmiastowy dostęp do doświadczonych specjalistów

Dostępni na rynku partnerzy outsourcingowi są przeważnie ekspertami w swojej dziedzinie i mają wieloletnie doświadczenie. Firmy te stale inwestują w swoją specjalizację, szkolą pracowników i rozwijają procesy. Dzięki temu poziom oferowanych usług jest bezkonkurencyjny, a klienci praktycznie z marszu mogą z nich korzystać. Stworzenie od podstaw nowego sektora we własnej firmie o zbliżonej efektywności, wiązałoby się z ogromnymi nakładami czasu i pieniędzy.

Przykład: Firma oparta o biznes stacjonarny chce uruchomić e-commerce, lecz nie ma doświadczenia w sprzedaży internetowej, ani odpowiednich do tego warunków. Wiąże się to z rozwinięciem logistyki, osobnym magazynem oraz stworzeniem sklepu internetowego. Outsourcing w takim wypadku pozwala na profesjonalną obsługę całego procesu bez konieczności modernizacji firmy, zatrudniania odpowiednich specjalistów i poświęcenia wielu miesięcy na wdrożenia i integrację nowego sektora.

Brak ograniczeń związanych z lokalizacją firmy

Firmy szukające pracowników mają z reguły ograniczoną pulę dostępnych kandydatów. Obszar poszukiwań jest często zawężony do bliskich okolic lokalizacji firmy, co wydaje się logiczne, ze względu na koszty dojazdu lub relokacji pracownika. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy firma ma swoją siedzibę w niewielkim mieście lub znajduje się daleko od terenów zabudowanych. Outsourcing rozwiązuje ten problem. Firma może korzystać z usług ekspertów bez względu na jej położenie, jednocześnie nie ponosząc dodatkowych kosztów.

Rozszerzenie zasięgu w pozyskiwaniu ekspertów

Znalezienie odpowiedniego kandydata to żmudna i trudna praca, na którą pracodawca niejednokrotnie nie ma ani czasu, ani środków. Co więcej, pozyskanie wysoce wyspecjalizowanego eksperta (gdy wymagane są konkretne kwalifikacje lub doświadczenie) lub grupy ekspertów może graniczyć z cudem. Firmy kontraktingowe, posiadają do tego specjalne narzędzia, wiedzą, gdzie sprawnie szukać i zamieszczać ogłoszenia. Wyszkolone kadry HR potrafią pozyskać specjalistę w każdej dziedzinie o ściśle ukierunkowanych kompetencjach. 

Odciążenie personelu i zwiększenie efektywności

Nawet najbardziej wszechstronna i multi zadaniowa kadra ma swoje limity i nie jest w stanie zająć się wszystkim. Nadmiar obowiązków wpływa negatywnie na jakość pracy i może prowadzić do przemęczenia. Oddelegowanie części zadań do firmy zewnętrznej daje pracownikom przestrzeń do skupienia się na priorytetowych sprawach. To sytuacja, w której nie ma przegranych. Zawężenie obszaru działania własnego personelu zwiększy jego wydajność i satysfakcję z pracy, i jednocześnie znacząco zredukuje stres związany z przepracowaniem. W tym samym czasie wydzielony proces jest odpowiednio zaopiekowany i prowadzony przez grupę ekspertów.

Redukcja kosztów

Zlecanie usług na zewnątrz może zapewnić firmie oszczędności na wiele sposobów. 

Przede wszystkim dotyczy to inwestycji związanych z wyszkoleniem oraz wdrożeniem nowego pracownika lub nawet całego zespołu. Decydując się na outsourcing, płacimy się jedynie za usługę, unikając wszystkich powyższych kosztów. 

Dzięki zwiększonej puli talentów, pozyskanie konkretnego eksperta odbędzie się zawsze w rynkowych i atrakcyjnych cenach. Firma nie musi przepłacać, aby ściągnąć do siebie specjalistę, którego akurat nie może znaleźć nigdzie w okolicy.

Kolejna okazja do obniżenia kosztów dotyczy projektów tymczasowych. Niejednokrotnie firmy potrzebują konkretnej usługi jedynie chwilowo, sezonowo lub nawet jednorazowo. Wtedy zatrudnianie personelu mija się z celem, a zlecenie takiego projektu na zewnątrz pozwala zaspokoić potrzeby firmy na konkretny czas.

Wykorzystanie stref czasowych

Niektórzy uważają, że strefy czasowe stanowią dużą przeszkodę dla udanego outsourcingu. Można jednak wykorzystać to na swoją korzyść. Dotyczy to głównie usług takich jak customer service czy support. Przy inteligentnym planowaniu, outsourcing może pozwolić na uruchomienie całodobowej linii telefonicznej lub zdalnego serwisu, bez konieczności zatrudniania pracowników na dodatkowo płatne, nocne zmiany.

Obniżone ryzyko

Kolejną ogromną korzyścią płynącą z outsourcingu jest redukcja poziomu ryzyka. Dotyczy to kilku sytuacji. 

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma zatrudnia osobę na stanowisko inżyniera-technologa. Wdrożenie i zapoznanie takiego pracownika ze środowiskiem pracy często trwa miesiącami. Na dalszym etapie, firmy mogą też inwestować w swój personel, opłacając szkolenia i kursy. Jednak w wyniki różnych sytuacji (zmiana pracy, urlop zdrowotny, itp.), firma może stracić takiego pracownika. Wtedy cały proces trzeba wykonać od początku. Outsourcing zabezpiecza przed taką sytuacją, gwarantując ciągłość wykonywanej usługi.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, w której firma chce uruchomić nową linię biznesową lub sprawdzić jakiś pomysł. Outsourcing staje się wtedy swego rodzaju polem testowym. To świetna okazja do wdrożenia planów w życie i możliwość bezpiecznego sprawdzenia teoretycznych założeń projektu.

Decyzje o wprowadzeniu nowej struktury czy nowego działu nie muszą przynieść firmie dużych strat w przypadku ich niepowodzenia. Oddając proces na zewnątrz, ryzyko zostaje zredukowane do minimum. Jeśli biznesowy partner nie dostarczy oczekiwanych wyników, firma może zwyczajnie zrezygnować z jego usług.

Podsumowanie

Decyzja o skorzystaniu z outsourcingu często nie wynika z potrzeby optymalizacji procesu, lecz jest koniecznością i jedyną drogą umożliwiającą firmie wzrost. Nie należy jednak rozpatrywać takiej strategii jako obciążenia, wręcz przeciwnie. Właściwie wykorzystany outsourcing może pomóc znacznie szybciej zrealizować cele firmy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów i ryzyka.