Culture & onboarding, czyli jak dobrze przyjąć kandydata w organizacji.

Przeprowadzka do innego miasta, nowy związek, pierwszy dzień pracy – początki to szczególnie ważny czas, który nierozerwalnie wiąże się z ekscytacją, ale też strachem i niepewnością. Naturalnie chcemy, aby niepożądanych emocji było jak najmniej, a wejście w nowy etap życia przebiegło gładko i bezstresowo. I choć nie mamy kompetencji, aby doradzać w kwestiach związkowych, tak kultura pracy jest już nam bardzo bliska. Zdradzimy więc jak prawidłowo przyjąć nowego pracownika w szeregach swojej firmy, i co tak właściwie kryje się pod pojęciem onboardingu.

Czym jest onboarding?

Onboarding to sztuka wdrażania nowych pracowników, która w swoich działaniach wykracza poza standardowe przekazanie obowiązków związanych z obejmowanym stanowiskiem. To kompleksowy proces, w wyniku którego pracownik poznaje wizję firmy, jej struktury, personel, produkty i usługi, a także podstawy kultury organizacyjnej. W ten sposób tworzymy odpowiednie warunki do jak najlepszej adaptacji w nowym środowisku pracy. A jak wiadomo, dobry start jest świetnym zwiastunem owocnej współpracy.

Pamiętajmy, że dobrze przygotowany onboarding działa jednocześnie w skali mikro i makro – z jednej strony pracownik od samego początku postrzega firmę jako zorganizowaną i dobrze przygotowaną, a z drugiej jest to część strategii PR-owej organizacji i wpływa na bezpośredni odbiór marki na rynku.

Jakie wartości chcemy przekazać?

Oprócz kwestii formalnych i administracyjnych, na etapie wdrożenia chcemy jasno przedstawić politykę i kulturę firmy. To, jaka wizja nam przyświeca, i jakimi wartościami kierujemy się w swoich działaniach, składa się na wizerunek naszej organizacji i wyznacza charakter pracy.

Kolejny punkt to wyrażenie jasnych oczekiwań związanych ze stanowiskiem. Musimy przedstawić dokładny zakres obowiązków, nasze wymagania, dopuszczalne godziny pracy, sposoby rozliczania się ze swoich zadań, omówienie systemu premiowego (jeśli taki istnieje), itd.

Dostarczamy też pełną wiedzę o wewnętrznych strukturach, co ułatwi późniejszy kontakt ze współpracownikami i usprawni przepływ informacji między nimi.  Warto wyjaśnić też, jak wygląda komunikacja w firmie, zarówno ta zewnętrzna jak i wewnętrzna, oraz jakimi regułami się rządzi. Na przykład, czy korzystamy ze zwrotów grzecznościowych, czy może jesteśmy na ”Ty”, bez względu na rangę.

Dotyczy to także wdrożenia w wewnętrzne systemy jak intranet, chmura, karty dostępu, itp. Pamiętajmy też o ofercie pakietów zdrowotnych i sportowych, a także o niepisanych zasadach panujących w biurze, np. dot. utrzymania porządku czy parkowania przed budynkiem.

Równolegle chcemy zapoznać pracownika z personelem i ogólną atmosferą. Socjalizacja nowej osoby jest równie istotna co wpajanie zasad i obowiązków. Każdy przecież chce pracować w przyjaznych warunkach i czuć się częścią zespołu – im szybciej to nastąpi, tym lepiej dla obu stron.

Jakie metody zastosować?

Proces onboardingu nie musi być skomplikowany i wymagający. Wystarczy ustandaryzować kilka prostych działań, które sprawią, że nowy członek zespołu poczuje się zaopiekowany. Oto kilka z nich:

• Wiadomość powitalna – odręczna lub automatyczna, wysłana na kilka dni przed rozpoczęciem pracy rodzi pozytywne emocje i odczucia. Dodatkowo, w ramach takiego maila możemy przekazać harmonogram pracy i/lub plan onboardingowy. Im bardziej przewidywalne staną się pierwsze dni w pracy, tym mniejszy stres na barkach nowicjusza.
• Pakiet powitalny – kubek lub koszulka, brelok, a nawet magnes na lodówkę – przygotowanie zestawu firmowych gadżetów to świetny start w budowaniu relacji pracodawcy z pracownikiem. Jeśli nie dysponujemy autorskimi drobiazgami, nic straconego, równie dobrze sprawdzi się belgijska czekolada lub butelka czerwonego wina.
• Firmowy opiekun – kolega/koleżanka z działu, który na czas wdrożenia będzie pełnić rolę przewodnika. To kreatywna odskocznia od regularnych zadań dla tytułowego opiekuna i ciepły gest dla nowego pracownika.
• Spotkania mniej i bardziej formalne – powitalne zebranie lub czat wideo z zespołem, wycieczka po biurze (fizyczna lub wirtualna), wspólny lunch lub wyjście na kawę po pracy – to proste zabiegi, które sprawią, że nowa osoba prędko wskoczy w codzienne życie firmy.
• 1 na 1 – krótkie, ale regularne rozmowy przełożonego z nowym pracownikiem dają mu przestrzeń do wyrażenia swoich spostrzeżeń, zadawania pytań i rozwiewania wątpliwości. Zadbajmy o to, aby miał on taką możliwość przez cały czas trwania onboardingu.

Pracownik na pokładzie

Metod na realizację onboardingu jest wiele, a ich dobór i konfiguracja może różnić się w zależności od wielkości firmy, charakterystyki branży czy rodzaju obejmowanego stanowiska. Dla przykładu, firmy, które ewoluują w kierunku automatyzacji sięgają po takie rozwiązania jak interaktywne platformy onboardingowe lub boty, które prowadzą nowicjusza krok po kroku, przez proces wdrażania. Pojawia się tu więc pole do kreatywności i stworzenia własnych procedur w zakresie onboardingu. Bez względu na obrany kierunek, jest to bardzo istotny element kultury pracy i warto poświęcić trochę firmowego czasu na zbudowanie własnej jakości.

Autorką artykułu jest Joanna Spirydowicz – Senior Business Development Manager w Bergman Engineering