Jak dobrze wdrożyć kandydata pozyskanego przez agencję rekrutacyjną?

Gdy myślimy o rutynie piekarza, naturalnie nasze wyobrażenia skupiają się wokół aromatycznych, dopiero co wyjętych z pieca rogali i kajzerek. Łatwo w tych rozważaniach się zatracić i zapomnieć o późniejszych etapach jego pracy, takich jak choćby dystrybucja apetycznych wypieków do lokalnych sklepów. Podobnie rolą agencji rekrutacyjnej nie jest tylko odnalezienie właściwego kandydata, ale także jego odpowiednie przeprocesowanie. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie działania, które mają na celu wdrożyć kandydata w struktury i działania organizacji. Odbywa się to w porozumieniu z wewnętrznym działem HR klienta (jeśli takowy istnieje), lecz dystrybucja obowiązków różni się w zależności od rodzaju współpracy i formy zatrudnienia.

PODZIAŁ ZADAŃ W PROCESIE REKRUTACJI

To, gdzie kończy się praca agencji rekrutacyjnej, a zaczynają działania klienta, zależy często od indywidualnych ustaleń. Możemy wyobrazić sobie sytuację, w której firma zlecająca rekrutację nie ma własnego działu HR i powierza agencji wszelkie formalności związane z przyjęciem pracownika na stanowisko. W przypadku, gdy klient posiada w swoich szeregach kadry od zasobów ludzkich, możemy skategoryzować zakres działań obu strony w oparciu o formę zatrudnienia:

Zatrudnienie stałe – w tej formie, zadaniem agencji jest przedstawienie odpowiedniego kandydata oraz ustalenie finalnych warunków zatrudnienia (zawierają się w tym także negocjacje zarobków i określenie terminu rozpoczęcia pracy). Po ich akceptacji kandydat przekazywany jest w ręce kadr klienta, do których należą pozostałe niezbędne kroki: zebranie formularzy i dokumentów (świadectwa pracy, skany dowodu i dyplomów, itp.), przygotowanie umowy o pracę, skierowanie na badania lekarskie i szkolenie BHP (wyjątkiem tutaj jest umowa B2B), wdrożenie pracownika.
Kontrakting – podobnie jak przy rekrutacji stałej, klient bierze czynny udział w doborze najlepiej dopasowanego kandydata, ustala z agencją jego stawkę, i wyznacza datę początku pracy. Zleceniodawca nie jest jednak formalnym pracodawcą, dlatego ogół papierologii nie jest jego zmartwieniem. Rola klienta ogranicza się zaledwie do przekazania agencji wytycznych (rodzaje badań lekarskich, zakres szkoleń BHP, itp.) i wdrożenia pracownika na nowym stanowisku.
Outsourcing – rozwiązanie to najczęściej dotyczy rekrutacji na stanowiska niższego szczebla i zatrudnień grupowych. Stopień zaangażowania klienta w cały proces jest tu zredukowany do minimum, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby firmy. Agencja w 100% zajmuje się prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych i konstruowaniem umów. Klient otrzymuje więc gotowe propozycje kandydatów wraz z informacją o stawkach i dostępności, a gdy zdecyduje się na współpracę, musi jedynie zadbać o wdrożenie pracownika.

Dodatkowym parametrem, który ma bezpośredni wpływ na poziom zaangażowania klienta w proces rekrutacji, jest rodzaj stanowiska w kontekście jego roli dla firmy. Posady na wysokim szczeblu wymagają pełnej asysty pracodawcy na wszystkich etapach rekrutacji. To zrozumiałe z uwagi na to, jak bardzo istotne dla funkcjonowania firmy są stanowiska kierownicze i managerskie. Z kolei przy ofertach pracy o niższym profilu, nadzór klienta jest raczej marginalny. Stąd też bierze się popularność outsourcingu.

RYZYKA W PROCESIE PRZEKAZANIA KANDYDATA

W teorii proces przekazania kandydata wydaje się więc prosty. W praktyce jednak zdarzają się drobne błędy i potknięcia, które rzutują na dalszy przebieg współpracy i ogólną relację z pracownikiem. Wynikają one najczęściej z wadliwego przepływu informacji między kadrami lub niedostatecznej opieki nad nową osobą, która, szczególnie na samym początku, może czuć się zwyczajnie zagubiona. Co więc możemy zrobić, aby temu zapobiec i zredukować ryzyko niezadowolenia którejkolwiek ze stron?

Przekazanie kandydata w odpowiednie ręce – nie kończymy procesu rekrutacji na samych gratulacjach i podziękowaniu, ale dajemy pracownikowi pełne informacje, kto od tego miejsca się nim zajmie i na jakie procedury może się przygotować. Podobnie upewnijmy się, że kadry ze strony pracodawcy są przygotowane na przyjęcie pracownika i posiadają pełne informacji dot. zatrudnienia.
Sporządzenie listu intencyjnego – jest to praktyka, która sprawdza się, szczególnie gdy kandydat jest na okresie wypowiedzenia. Wstępna umowa, mimo braku oficjalnego statusu, jest dobrym zwyczajem, który daje poczucie przynależności do nowej firmy i jednocześnie zmniejsza ryzyko rozmyślenia się nowego pracownika.
Załatwienie formalności ”od ręki” – nie odwlekajmy formalnych procedur w czasie. Jeśli to możliwe, warto zachęcić kandydata do podpisania umowy z datą startu pracy. Jednocześnie możemy zebrać deklaracje uczestnictwa w firmowych programach (pakiet medyczny, karta sportowa, itp.).
Pielęgnowanie relacji – jest to długofalowy proces, na który składać się mogą różne działania. Jednym z nich, jest utrzymywanie regularnych i szczerych kontaktów z kandydatem. Jest to najlepsza gwarancja utrzymania kandydata na wypadek losowych sytuacji i zawirowań, zarówno prywatnych jak i zawodowych. Dlatego warto od czasu do czasu o nieformalny telefon, w którym wypytamy o aktualny poziom zadowolenia oraz o przyszłe plany.

AGENCJA REKRUTACYJNA VS KLASYCZNE ZATRUDNIENIE

Z punktu widzenia kandydata, proces rekrutacji, zatrudnienia, i ostatecznie wdrożenia na stanowisko, powinien przebiegać podobnie, bez względu na to czy pośredniczyła przy tym agencja rekrutacyjna, czy nie. Każdej firmie zależy przecież na tym, aby mieć zorientowanych i świadomych pracowników, którzy realizują swoje zadania zgodnie z wewnętrznymi procedurami, polityką, i standardami jakości.

Tutaj na scenę wkracza pojęcie Onboardingu. Termin ten obejmuje ogół działań wdrożeniowych, które mają na celu jak najlepsze zintegrowanie przyszłego pracownika z nowym środowiskiem. Temat ten jest na tyle obszerny, że wart jest osobnego wpisu, który niebawem pojawi się na naszym blogu.

Autorką tekstu jest Edyta Jurczak – Bednarska, Senior Technical Recruiter w Bergman Engineering