Outsourcing rekrutacji, jako wsparcie wewnętrznego HR

Od czasu do czasu musisz zmierzyć się z nietypowymi i trudnymi rekrutacjami, jak np. poszukiwaniem pracownika na wysokie stanowisko, lub masową rekrutacją do nowego zakładu. Takie zadanie może być ogromnym wyzwaniem dla wewnętrznego zespołu HR, więc warto pomyśleć o wsparciu, które zwiększy szanse na znalezienie odpowiednich osób szybciej i mniejszym nakładem finansowym. Niezastąpiona może się tu okazać agencja rekrutacyjna, która sprawnie pozyska odpowiednich kandydatów. Aby tak się stało, oba zespoły – agencja oraz wewnętrzny HR – muszą ze sobą blisko i efektywnie współpracować. 

Dlaczego outsourcing można swobodnie i skutecznie godzić z wewnętrznym zespołem HR?

Większość firm posiada własny zespół HR, jednak jego obowiązki nie ograniczają się tylko do rekrutacji. Nadzoruje on lub udziela się w wielu firmowych procesach, m.in. organizacji benefitów, spotkań integracyjnych, szkoleń czy w rozwiązywaniu konfliktów pomiędzy pracownikami.

Dlatego jeżeli nagle pojawi się potrzeba rekrutacji większej ilości kandydatów, np. będzie powstawał nowy, kilkunastoosobowy zespół, to wewnętrzny HR może nie dać rady zaopiekować się wszystkimi aplikantami. Zaniedbanie pozostałych obowiązków i skupienie się tylko na poszukiwaniu i rozmowach z kandydatami nie jest możliwe. W związku z tym zlecanie takich niestandardowych rekrutacji agencji to często jedyne wyjście. 

Trzeba tu również dodać, że czasami firmy szukają osoby na stanowisko, które jest w firmie nowe, lub zajmowała się tym konkretna osoba od zawsze i firmowy rekruter nie ma zasobów, aby zweryfikować czy aplikant nada się na tę posadę. W takiej sytuacji agencja może okazać się świetnym rozwiązaniem. 

Firmy mogą obawiać się, że agencje nie sprostają zadaniu w rekrutacjach w ich technicznej branży, jednak zespół rekruterów to specjaliści od tego typu procesów. Potrafią efektywnie zbierać informacje od klienta i wykorzystywać je do weryfikacji kompetencji kandydata.

Czy współpraca z agencją się opłaca?

Agencja rekrutacyjna to wyspecjalizowany w konkretnym zadaniu zespół, który posiada know-how i narzędzia, często niedostępne dla wewnętrznego HR. Dzieje się tak, ponieważ większość programów rekrutacyjnych, czy serwisów z ogłoszeniami pobiera bardzo wysokie opłaty, które nie są opłacalne przy mniejszych, firmowych potrzebach.

Agencje posiadają ogromne, zbierane i aktualizowane od wielu lat bazy pracowników. Rekruterzy bardzo dobrze znają te osoby oraz ich kompetencje, doświadczenie i preferencje dotyczące przyszłego stanowiska. Dzięki temu w łatwy sposób mogą odnaleźć kandydatów, którzy idealnie wpisują się w wymagania firmy. Jednak, żeby dopasowanie było możliwe, niezwykle ważna jest ścisła współpraca z wewnętrznym zespołem HR. Z uwagi na świetną znajomość firmy oraz jej potrzeb wesprze on zewnętrznych rekruterów m.in. w stworzeniu profilu kompetencyjnego.

Warto również pamiętać, że wynajem agencji to często dla przedsiębiorcy niższy koszt niż zatrudnienie i wdrożenie nowej osoby do działu rekrutacji.

Jak jeszcze agencja wspiera wewnętrzny HR?

Doświadczenie i zasięgi agencji można wykorzystać w jeszcze jednej sytuacji, a mianowicie przy rekrutacji prowadzonej w krajach lub regionach odległych od głównej siedziby. Firmy wykorzystują więc lokalne agencje do rekrutacji pracowników do nowego oddziału przedsiębiorstwa, np. w innym mieście.

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, wachlarz obowiązków wewnętrznego HRu jest dosyć pokaźny. Niektóre z nich wymagają bardzo dobrej znajomości procesów firmy, a niektóre to żmudne i powtarzalne zajęcia, które bez problemu można outsourcować. Przykładowo, wyszukiwanie kandydatów i przeglądanie ich CV to bardzo czasochłonne zajęcie, które często zleca się agencji, a bardziej kreatywne zadania zostawia firmowym specjalistom. 

Niektóre firmy w politykę zatrudniania mają wpisany określony procent pracowników, który ma być outsourcowany. Najczęściej zarówno rekrutacją jak i zatrudnieniem zajmuje się wtedy określona agencja. Może to być cały wydzielony zespół projektowy bądź pracownicy poszczególnych działów jako wsparcie ich bieżącego działania.

Ilu naszych klientów ma swoje zespoły HR?

W Bergman Engineering współpracujemy zarówno z klientami korporacyjnymi, jak i małymi firmami czy biurami projektowymi. 

Większe firmy mają dobrze zorganizowane, co najmniej kilkuosobowe działy HR. Natomiast mniejsze firmy zazwyczaj nie posiadają takich zespołów, ewentualnie jeden z pracowników zajmuje się tym w niepełnym wymiarze godzinowym, łącząc swoje obowiązki z pracą w innym dziale, np. administracji.

Przeważający model to taki, w którym nasz zespół rekrutacyjny współpracuje z działem HR lub rekruterem wewnętrznym.

Jak współpraca z agencją wygląda w praktyce?

Powiedzieliśmy już, dlaczego warto współpracować z agencją, teraz pora na omówienie, jak taki proces wygląda krok po kroku.

Każdego nowego klienta chcemy dobrze poznać. Początkowo, skupiamy się na tym, jakiego kandydata poszukuje, jakie są wobec niego wymagania oraz z jakiego powodu prowadzona jest rekrutacja. Im lepiej poznamy potrzeby klienta, tym lepiej dopasowanych aplikantów mu dostarczymy.

Oprócz wymagań względem kandydata musimy również poznać samą firmę, czyli jej wartości, czy kulturę organizacyjną. Jest to bardzo istotne, ponieważ podczas poszukiwań kandydatów jesteśmy pierwszym reprezentantem klienta – im więcej wiemy, tym lepiej go przedstawimy. 

Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji zabieramy się do budowania profilu kandydata, a następnie tworzymy ogłoszenie. Przez kolejne dni poszukujemy odpowiednich osób, oraz prowadzimy wstępne rozmowy.

W momencie, gdy pozyskamy odpowiednich kandydatów, przekazujemy ich profile klientowi do zapoznania. 

Kolejne etapy różnią się w zależności, który model współpracy został wybrany. 

Po przedstawieniu rekomendowanych osób możemy wspierać klienta w organizacji spotkań, oraz w przygotowaniu oferty. W przypadku stałej współpracy wewnętrzny zespół przejmuje kwestię formalności. 

Nieco inną rolę odgrywamy w projektach kontraktowych, w których to my zajmujemy się zatrudnianiem oraz organizacją pierwszego dnia pracy u klienta.

Czym w tym procesie zajmuje się wewnętrzny zespół HR? (jakie obowiązki pozostają po stronie klienta)

To, czego my potrzebujemy od wewnętrznego HRu do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji to informacje o:

• profilu poszukiwanego kandydata, 
• specjalizacji firmy, 
• zespole, w którym ten pracownik ma być, 
• warunkach zatrudnienia,
• możliwościach rozwoju. 

Nie obędzie się także bez szybkiej i sprawnej komunikacji pomiędzy zewnętrznym i wewnętrznym zespołem. Przesyłając profil interesującego kandydata, zależy nam, aby otrzymać odpowiedź, jak najszybciej. Chcemy dowiedzieć się, czy odpowiada on wymaganiom klienta. Z tej informacji wywnioskujemy czy idziemy z poszukiwaniami w dobrą stronę, czy są może jakieś dodatkowe kryteria, które dany aplikant miałby spełniać. 

Nie inaczej jest podczas ofertowania i zatrudniania – tu komunikacja powinna być równie dynamiczna. Zawsze zachęcamy naszych klientów, aby zająć się danym kandydatem, jak najszybciej, tak aby się nie rozmyślił i nie stracił zaufania do firmy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której aplikant otrzymał ofertę, a przez następne 3-4 tygodnie firma nie daje znaku życia. Nie będzie on wiedział, gdzie i kiedy miałby rozpocząć pracę, na pewno zapali mu się czerwona lampka i być może nie będzie chciał kontynuować współpracy.

Warto pamiętać, że szybka odpowiedź, to szansa na domknięcie procesu z kandydatem w krótszym czasie i zaproponowanie mu współpracy, uprzedzając konkurencję.

Jak wygląda długoterminowa współpraca z agencją?

Outsourcowanie rekrutacji to specyficzny rodzaj usługi, ponieważ wymaga on dosyć dobrego poznania firmy, a nieraz wejścia w jej struktury. Przedsiębiorcy, którzy poświęcili już czas na wdrożenie zewnętrznych rekruterów, często ponownie skorzystają z takich usług, gdy pojawi się potrzeba.

W Bergman Engineering wygląda to podobnie. W przypadku kontraktingu firma współpracuje z nami długoterminowo, przez okres trwania projektu. W przypadku pozostałych form współpracy, stali klienci wracają do nas cyklicznie ze stałymi rekrutacjami.

Co ciekawe, niemal każdy klient rozpoczynał outsourcowanie od pojedynczej rekrutacji. Nie jest tajemnicą, że firmy chcą sprawdzić, czy taki typ współpracy im odpowiada i czy dana agencja jest wystarczająco doświadczona w danym sektorze, czy profesji.

Grono stałych klientów w firmie potwierdza więc skuteczność agencji w pierwszych rekrutacjach. 

Podsumowanie

Gdy rekrutacje są zlecone na zewnątrz, wewnętrzny HR może zająć się bardziej wymagającymi zadaniami, których outsourcowanie jest niemożliwe, a które są niezbędne dla funkcjonowania firmy. 

Współpraca z agencją oznacza również szybsze i tańsze znalezienie lepiej dopasowanych kandydatów, ze względu na większy i bardziej wyspecjalizowany zespół oraz posiadane trudno dostępne narzędzia. 

Jeżeli czujesz, że wsparcie rekrutacyjne może pomóc Twojej firmie, skontaktuj się z nami tutaj.

Autorką tekstu jest Edyta Jurczak – Bednarska – Senior Technical Recruiter w Bergman Engineering