Jak optymalizować koszty rekrutacji?

Kiedy w firmie pojawia się potrzeba rekrutacji nowej osoby lub osób, głównie myśli się o samych kosztach zatrudnienia – pensji, premii, czy dodatków socjalnych. Zanim jednak przyjdzie czas na te powyższe wydatki, trzeba wydać niemałą kwotę na samą rekrutację. Jak duża to będzie kwota, zależy od wielu czynników. Na część z nich firmy mają niewielki wpływ, jednak wiele da się zdecydowanie ograniczyć. 

W tym artykule opowiemy, co dokładnie kosztuje w rekrutacji, oraz jak można te koszty ograniczać. 

5 głównych kosztów rekrutacji (i jak je optymalizować)

Kosztów rekrutacji jest wiele, chociaż mogą one różnić się często od branży, czy stanowiska, na które rekrutujemy. Poniżej postaramy się wymienić większość z nich, a także sposoby, w jakie można je ograniczyć. 

1. Praca zespołu rekruterskiego

Wewnętrzny zespół rekruterski, który zazwyczaj jest częścią HRu, to podstawowy wydatek, który przy obecnych warunkach rynkowych stale się zwiększa. Dobrych rekruterek i rekruterów jest znacznie mniej niż miejsc pracy, więc coraz częściej firmy konkurują ze sobą wysokimi wynagrodzeniami. W zakres wydatków na dział rekrutacji wlicza się jednak nie tylko czas pracy poszczególnych pracowników. Należy pamiętać o wszelkich kosztach ich utrzymania, takich jak wdrożenie, obsługę administracyjną, szkolenia, premie, a także sprzęt oraz akcesoria biurowe. 

Jak można ograniczyć koszty posiadania zespołu?

Jeśli ze strategicznych względów firma koniecznie musi posiadać własny zespół, niestety trudno tu mówić o możliwości ograniczenia wydatków. Każdy wymieniony koszt jest niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania zespołu HR. 

Z drugiej strony, jeśli posiadanie wewnętrznego zespołu rekrutacji nie jest niezbędne, znacznie bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być outsourcing. Zatrudnienie agencji, która przejmie odpowiedzialność za proces rekrutacji, oznacza brak wszelkich kosztów związanych z biurem, sprzętem, i utrzymaniem pracownika. Ponadto, agencja mająca rozmaite narzędzia i wieloletnie doświadczenie w różnych branżach może znacznie zwiększyć szanse na szybką i skuteczną rekrutację. 

2. Narzędzia wspomagające procesy rekrutacyjne

W obecnych realiach nie ma mowy o skutecznej rekrutacji bez odpowiednich narzędzi, które pozwalają docierać do kandydatów i zarządzać procesami rekrutacyjnymi. Mowa tutaj o takich kosztach, jak licencje LinkedIn. Najpopularniejszy portal dla profesjonalistów oferuje kilka planów, które w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa mogą wahać się od około 1800 zł do niemal 4000 zł rocznie per użytkownika. Duże znaczenie ma też to, czy wybierzemy płatność miesięczną, czy z góry za cały rok. W przypadku większej liczby licencji można starać się o wycenę indywidualną, ale jak widać kwoty wciąż są dość spore. Poza LinkedInem warto rozważyć też Goldenline, czy systemy do zarządzania bazą kandydatów typu CRM. 

Jak zaoszczędzić na narzędziach do rekrutacji?

W przypadku wewnętrznego zespołu, mamy dwie podstawowe metody. Pierwsza to planowanie procesów z dużym wyprzedzeniem i wykupywanie licencji tylko na najważniejsze okresy dla rekrutacji. W niektórych przypadkach taka strategia w zupełności wystarcza. Dla zespołów, u których taka sezonowość nie występuje, pozostaje kontakt z działami handlowymi poszczególnych portali i negocjacje cen za większe paczki licencji i dłuższe okresy obowiązywania.

W przypadku współpracy z agencją, koszty narzędzi nie istnieją w sposób bezpośredni. Oczywiście, jest to jeden z kosztów prowadzenia rekrutacji, ale ze względu na stałe potrzeby agencji i długoletnie współprace z portalami, mają one znacznie dogodniejsze cenniki i odbija się to na kliencie w niewielkim stopniu. 

3. Ogłoszenia płatne na portalach rekrutacyjnych

Im większe zapotrzebowanie rynkowe na dane stanowisko, tym bardziej trzeba się starać, by różnymi kanałami trafiać do kandydatów. Problem w tym, że na większości popularnych portali ogłoszenia są płatne, i to niemało. W przypadku najpopularniejszych stron ogłoszeniowych, takich jak pracuj.pl, praca.pl, olx, ceny wahają się od 300 do 1500 zł netto za ofertę. Na tych zorientowanych na IT i marketing, czyli No Fluff Jobs, Bulldogjob, Just Join IT, czy Rocket Jobs może być jeszcze drożej, bo od 470 do nawet 2000 zł za wariant premium. 

Jak płacić mniej za ogłoszenia na portalach rekrutacyjnych?

Podobnie jak w przypadku narzędzi rekrutacyjnych, można uzyskać niższe ceny w przypadku zestawów wielu ogłoszeń lub długofalowej współpracy. Należy jednak pamiętać, że tego typu pakiety mają określoną datę ważności i muszą być wykorzystane przed danym terminem (zazwyczaj rok). Dlatego też w przypadku firm, które mają niewielkie potrzeby rekrutacyjne, tego typu koszty są bardzo trudny do optymalizacji. I podobnie w poprzednim punkcie, agencje rekrutacyjne mają dostęp do takich ogłoszeń w znacznie niższych cenach ze względu na stałe współprace i wykupywanie dużych abonamentów. 

4. Employer branding

Chociaż employer branding trudno nazwać bezpośrednim kosztem rekrutacji, ma on oczywiście duży wpływ na ostateczne powodzenie rekrutacji. Dobra opinia firmy jako pracodawcy może być często czynnikiem decydującym o tym, czy (i jak szybko) rekrutacja się powiedzie, i czy uda się zatrudnić najlepszego kandydata. 

Do kosztów employer brandingu zaliczają się m.in. materiały prasowe, content w postaci artykułów blogowych lubi filmów, targi pracy, eventy, czy też posty i kampanie w social mediach. Oczywiście najlepiej, żeby wszystkie te działania były prowadzone w ramach przemyślanej strategii employer brandingowej, której stworzenie również kosztuje. 

Jak optymalizować koszt employer brandingu?

Najważniejsze jest określenie, jak bardzo działania employer brandingowe są istotne z punktu widzenia rekrutacji i wybranie tych elementów, które są rzeczywiście kluczowe. Dużo zależy od samej firmy i tego, na jakie stanowiska rekrutujemy. Na przykład, jeśli chcemy dotrzeć do początkujących programistów, może warto zainwestować w dobrze zoptymalizowany pod SEO content blogowy i kampanie w social mediach? 

Czynników jest bardzo wiele i trudno określić tutaj jedną, złotą zasadę. 

5. Kampanie płatne Google Ads/Facebook/LinkedIn

Kampanie płatne mogą wspierać rekrutację na kilka sposobów. Przede wszystkim, mogą zwiększać zasięg samych ofert pracy. Koszty takich kampanii znacznie się różnią w zależności od portalu i stanowiska. 

Weźmy za przykład kampanie Google Ads.Te najpopularniejsze i najczęściej poszukiwane stanowiska, jak np. programista java, czy inżynier produkcji, będą wymagały znacznie większych kosztów niż mniej konkurencyjne stanowiska. Wraz ze wzrostem konkurencyjności frazy, rośnie cena, jaką trzeba zapłacić za każde kliknięcie reklamy. 

Te najbardziej skutecznie, ale niestety kosztowne, są kampanie LinkedIn. Pozwalają one w bardzo precyzyjny sposób dotrzeć do takich kandydatów, którzy pasują do profilu. 

W przypadku Facebooka koszty kampanii są relatywnie najmniejsze, jednak wymagają one dużej pracy na grupach docelowych i dopasowywania kampanii do zapotrzebowań danej rekrutacji. 

Jak optymalizować koszty kampanii płatnych?

Podobnie jak w przypadku employer brandingu, wiele zależy od tego, kogo rekrutujemy. Żeby przynosić efekty, kampanie muszą być specyficznie dopasowane, analizowane pod kątem skuteczności, i na bieżąco korygowane. Wymagają znajomości narzędzi i doświadczenia i detale mogą zadecydować o tym, czy przepalimy budżet, czy pozyskamy kandydata. Dlatego też warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy mieli już z takimi kampaniami do czynienia. Oczywiście, służymy pomocą 😉

Co ma dodatkowy wpływ na koszt poszczególnych rekrutacji?

Na jakie stanowisko rekrutujemy?

Od tego, na jakie stanowisko rekrutujemy, zależy to, jakich narzędzi powinniśmy użyć. W przypadku wielu rodzajów stanowisk wystarczą ogłoszenia na tanich, a nawet darmowych portalach. Jeśli jednak chcemy dotrzeć do wyspecjalizowanych inżynierów i czy doświadczonych programistów, nie obędzie się bez ogłoszeń na portalach branżowych, których cena może pochłonąć znaczną część budżetu. 

Jakie koszty rekrutacji można wyeliminować całkowicie?

Jak już wspominaliśmy, dzięki współpracy z agencją rekrutacyjną, firma nie musi ponosić wielu kosztów związanych z rekrutacją. Na przykład:

• zatrudnienie i utrzymanie własnego zespołu
• research, pozyskiwanie kandydatów, procesy rekrutacyjne
• narzędzia wspomagające procesy rekrutacyjne
• pakiety na portalach ogłoszeniowych
• konta premium na platformach social media (Linkedin, Goldenline)
• kampanie płatne

Oczywiście część tych kosztów zawiera się w cenie współpracy z agencją, jednak są one znacznie zminimalizowane, ponieważ mają one stałe subskrypcje i utrzymują długie relacje w dużej skali z portalami ogłoszeniowymi. 

Zespole HR – zrób to sam!

Niektórymi aspektami trzeba jednak zająć się samodzielnie. Zadania takie, jak employer branding, targi pracy, czy wewnętrzne programy prowizyjne wymagają zaangażowania wewnętrznych zespołów HR. Jeśli dla Twojej firmy te elementy są kluczowe, zatrudnienie własnego zespołu to niezbędny krok.

Nie zostawiamy Was jednak całkowicie bez pomocy. Zachęcamy do przeczytania naszych pozostałych artykułów. Opowiadamy między innymi, w jaki sposób agencja wspiera HR i doradzamy, jak przyspieszyć rekrutację na stanowiska specjalistyczne. 

A jeśli Ty potrzebujesz wsparcia w rekrutacji, napisz do nas. Chętnie pomożemy Ci skutecznie powiększyć zespół o wartościowych pracowników.

Autorką tekstu jest Monika Paciorkowska – Krawców – Senior Technical Recruiter w Bergman Engineering