Jak wspierać pracowników podczas pracy hybrydowej?

Praca hybrydowa to świeże i wciąż kształtujące się zjawisko w naszym kraju, mimo, że jego początki sięgają równie daleko co powstanie internetu. Dopiero pandemiczne realia upowszechniły to rozwiązanie i wprowadziły je do większości polskich biur. Oznaczało to zwiększoną elastyczność pracy i umożliwiło regularne wykonywanie obowiązków w trybie zdalnym. Niestety, raczkujący status i brak regulacji prawnych sprawiają, że wiele firm nie ma właściwych procedur i dostatecznej wiedzy, aby w pełni wspierać swoich pracowników hybrydowych. Jakie minimum standardów należy zapewnić? Które aspekty pracy biurowej trzeba wziąć pod uwagę?

Zapraszamy na zwięzły, acz treściwy przewodnik po pracy hybrydowej.

Podstawy sprawnej i funkcjonalnej pracy hybrydowej

Zanim zagłębimy się w detale i niuanse, które wymagają szczególnej uwagi i wsparcia ze strony pracodawcy, omówimy krótko, jakie są absolutne podstawy pracy hybrydowej:

Przejrzyste struktury i podział obowiązków – dobry system hybrydowy jest wynikiem współpracy różnych działów (HR, IT) lub, w przypadku mniejszych firm, wyznaczonych do tego osób (opiekun techniczny, informatyk). Pracownicy powinni wiedzieć do kogo mogą się zwrócić o pomoc, oraz jakie są kanały komunikacji związane z organizacją ich pracy. Wymagać to może specjalnego szkolenia, zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników przechodzących w tryb hybrydowy.
Jasne zasady pracy – warto starannie przemyśleć konsekwencje trybu hybrydowego dla swojego zakładu i na podstawie tych rozważań wprowadzić konkretne reguły pracy. Oto kilka przykładów:
- zakres obowiązków może się różnić w zależności od tego, czy osoba pracuje z domu, czy z biura. Zakomunikujmy to w sposób, który nie pozostawia wątpliwości. Np. dla firmy z częścią produkcyjną, pracownik zdalny odpowiada za kontakt z klientami w czasie, gdy pracownik biurowy stanowi wsparcie dla pracowników fizycznych.
- firmy często narzucają limity – maksymalną lub minimalną liczbę pracowników biurowych/zdalnych. Taki ruch zwiększa bezpieczeństwo w biurze, a także pomaga zachować płynność pracy przy niektórych projektach.
- każdy pracodawca powinien stworzyć warunki, które nie faworyzują pracownika biurowego i dają wszystkim jednakowe szanse rozwoju – system pracy nie może mieć na to żadnego wpływu!
Skuteczne sposoby raportowania – dotyczy to zarówno przydzielonych zadań jak i obowiązków, związanych ze stanowiskiem pracy, oraz teamowego grafiku z podziałem na pracowników biurowych i zdalnych. Oprogramowanie do zarządzania, takie jak Asana, pomoże utrzymać porządek i nada odpowiednie tempo pracy, nawet w wieloosobowych zespołach.
Sprawna komunikacja – świetnie sprawdzą się ”mniej formalne” narzędzia, jak np. Slack, które ułatwią przepływ informacji między pracownikami.

Jakie aspekty pracy hybrydowej wymagają wsparcia?

Na tym etapie mamy już jasno określone standardy i zasady pracy hybrydowej. Przyjrzyjmy się więc bliżej poszczególnym składowym, na które pracodawca może mieć bezpośredni wpływ:

Technologia – kompletny zestaw narzędzi, niezbędny do pracy, powinien zapewnić pracodawca. Zawierają się w tym, m.in.: laptop, telefon, słuchawki, dostęp do internetu, oprogramowanie, itd. Oprócz samego sprzętu należy zadbać o jego prawidłową instalację i wdrożenie. Pamiętajmy, że nie każdy czuje się swobodnie w cyfrowej dżungli, dlatego opieka działu IT wydaje się koniecznością.
Logistyka – pod tym pojęciem kryje się kilka rzeczy: elastyczne godziny pracy, przemyślane i wygodne dojazdy, mądre planowanie grafik, wprowadzenie systemu rotacyjnego. Wszystkie te elementy mogą pośrednio wpływać na wydajność i produktywność pracowników hybrydowych, dlatego ich nie bagatelizujmy!
Przestrzeń – jej właściwa organizacja ma niesamowicie istotne znaczenie w codziennej pracy. Człowiek jest istotą kontekstową, dlatego wyraźne rozgraniczenie przestrzeni do pracy i przestrzeni do relaksu ma kluczowe znaczenie dla jego efektywności. I tak jak środowisko biurowe jest całkowicie pod kontrolą pracodawcy, tak to prywatne, domowe, już niekoniecznie. Możemy to zmienić, tworząc dokument dobrych praktyk pt. ”jak pracować z domu” lub przygotować prezentację, kurs, a nawet szkolenie o analogicznej tematyce.
Komfort i higiena psychiczna – lockdown pokazał, że nadmierna izolacja działa na niekorzyść zdrowia psychicznego. Świetną praktyką, z której korzysta coraz więcej firm, jest organizacja nieformalnych spotkań online i offline – wspólne wyjście na kręgle, do restauracji lub kina, a nawet kurs gotowania hiszpańskich potraw, realizowany przez Skype’a. Taki zabieg poprawia morale drużyny i skutecznie buduje poczucie wspólnoty.

Stosując się do powyższych wskazówek, zapewnimy swoim pracownikom kompleksową i niezbędną troskę – to standardy, które powinny obowiązywać w każdej firmie decydującej się na system hybrydowy.

Oczywiście możemy podjąć dalsze kroki, aby jeszcze lepiej przystosować środowisko pracy do nowych trendów:

Dedykowany software, który monitoruje postęp projektu i wspiera komunikację;
”Godziny dostępności”, podczas których pracownicy swobodnie kontaktują się ze sobą w dowolnych sprawach, także prywatnych;
Wsparcie nowych pracowników w postaci zdalnego onboardingu (boty, prezentacje) – zachęcamy do zapoznania się z naszym ostatnim wpisem TUTAJ
Inwestycja w technologie, wspierające pracę biurową i bezpieczeństwo – światła z czujnikiem ruchu, automatyczne drzwi, antybakteryjne powłoki, mierniki temp. przed wejściem do biura, itp.;

Przyszłość rynku pracy

Oddelegowanie części zespołu do pracy zdalnej wydaje się nieskomplikowanym zadaniem, jednak aby zrobić to poprawnie, trzeba uwzględnić masę czynników. Bez względu na to, w jakim stopniu zaangażujemy się w ten proces, pamiętajmy, że wysiłki nie pójdą na marne. Mamy tu do czynienia z układem idealnym, tzw. win-win. Zadowolony i zaopiekowany pracownik daje z siebie więcej – poprawiają się jego wyniki w pracy i poziom ogólnego zadowolenia. Dowodzą temu liczne badania i ankiety przeprowadzone w czasach pandemii. Co więcej, wygląda na to, że ewoluujący rynek pracy będzie polegał w dużym stopniu na elastyczności. Dlatego warto iść z duchem czasu i korzystając z nowatorskich rozwiązań, ułatwiać życie sobie i swoim pracownikom.

Autorką artykułu jest Joanna Spirydowicz – Senior Business Development Manager w Bergman Engineering