Jak wygląda idealna współpraca agencji rekrutacyjnej i wewnętrznego HR?

Dobra współpraca pomiędzy agencją rekrutacyjną i wewnętrznym zespołem HR zapewnia firmie szereg korzyści – od przyspieszenia rekrutacji i ograniczenia kosztów po dostęp do szerszego grona kandydatów.

Co jednak oznacza „dobra współpraca” i czego wymaga od obu stron? Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym artykule.

Pierwszy kontakt z agencją

Podczas pierwszego kontaktu z nowym klientem rozmawiamy o jego potrzebach rekrutacyjnych. Najlepiej, gdy klient już na tym etapie wie, na jakie stanowiska i ilu osób potrzebuje. 

Takie informacje najlepiej uzyskać od hiring managera. Przykładowo, jeżeli firma poszukuje inżyniera utrzymania ruchu, to wymagania na to stanowisko (doświadczenie, znajomość narzędzi, języków, itd.) powinien ustalić jego przyszły przełożony, a więc Kierownik Utrzymania Ruchu. 

Jeżeli klient ma już gotowe ogłoszenie o pracę, będzie ono dla nas równie dobrym źródłem informacji. 

Poznanie wszystkich wymagań, a także tego, co oferuje pracodawca, pozwala nam korygować nierynkowe oferty już na tym wczesnym etapie. Jeżeli zauważymy, że np. stawka dla danego stanowiska jest dużo poniżej rynkowej, informujemy o tym klienta. Następnie, próbujemy wspólnie przekształcić ofertę, tak aby była bardziej atrakcyjna dla aplikujących. 

Poszukiwania kandydatów  

Gdy mamy już gotową ofertę pracy, rozpoczynamy poszukiwania odpowiednich osób na dane stanowisko. 

Czasami klienci korzystają z usług kilku agencji rekrutacyjnych jednocześnie lub równolegle prowadzą swoje poszukiwania. Dlatego, gdy znajdujemy kandydatów, którzy idealnie wpisują się w wymagania firmy, w pierwszej kolejności kontaktujemy się z klientem, by sprawdzić, czy te osoby są mu już znane. Aby uniknąć przestoju w procesie poszukiwań, klient powinien wrócić do nas z odpowiedzią w ciągu dwóch dni. 

Sprawna komunikacja z wewnętrznym HR-em pozwala uniknąć kontaktu z kandydatami, którzy są już w trakcie rekrutacji w tej firmie, oraz tymi, którzy zostali przez nią wcześniej odrzuceni.

Rozmowa wstępna  

Po otrzymaniu informacji zwrotnej od firmy kontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

Podczas pierwszej rozmowy pytamy o najistotniejsze kwestie dotyczące danego stanowiska. Będą to m.in.:

• doświadczenie,

• dyspozycyjność,

• oczekiwania finansowe,

• kluczowe kompetencje (wraz z weryfikacją umiejętności językowych),
  
• motywację do zmiany pracy i aplikacji na dane stanowisko.      

Profile osób, które pomyślnie przejdą ten etap przekazujemy zespołowi HR klienta.

Więcej o tym, jak powinna wyglądać rozmowa wstępna, przeczytasz tutaj.    

Rozmowa z klientem   

Dział HR w ciągu tygodnia powinien dokładnie zapoznać się z profilami kandydatów i zdecydować, z którymi chciałby kontynuować rozmowy. 

Gdy tylko przekaże nam te informacje, zaprosimy najbardziej obiecujące osoby na spotkanie z wewnętrznym rekruterem lub hiring managerem. 

Zależnie od potrzeb i sposobu zarządzania firmą, rekrutacja może składać się jedynie z rozmów lub zawierać części testowe, weryfikacje znajomości języków i praktyczne zadania do wykonania. 

Niektóre organizacje decydują się na przyspieszenie procesu i przeprowadzają tylko jedną rozmowę z kandydatem, na której obecna jest osoba decyzyjna. Z naszego doświadczenia wiemy, że szybkie i sprawne rekrutacje robią dobre wrażenie na kandydatach i pozytywnie wpływają na ich opinię o firmie.

Negatywne skutki zbyt długiej rekrutacji

W wielu organizacjach o zaproszeniu kandydatów na rozmowę nie decyduje wewnętrzny HR, ale managerowie. Ze względu na ich liczne obowiązki, proces decyzyjny może się znacznie wydłużyć. Dlatego ważne jest, aby firmowi rekruterzy mobilizowali ich do jak najszybszych decyzji. 

Profile wybranych osób muszą zostać wskazane agencji, która jest odpowiedzialna za bezpośredni kontakt z aplikantami na tym etapie. Przez opóźnienia w komunikacji łatwo stracić dobrego kandydata, który w tym czasie może przyjąć konkurencyjną ofertę.

Czasami managerowie decydują się spotkać ze wszystkimi aplikującymi. W takim wypadku ważne jest, aby wewnętrzny HR pozostał w stałym kontakcie z agencją i informował o statusie rekrutacji. Dzięki temu rekruterzy agencji mogą powiadomić o ewentualnych opóźnieniach kandydatów, którzy w przeciwnym wypadku mogliby niesłusznie założyć, że firma nie jest nimi zainteresowana.

Warto mieć na uwadze, że im dłużej trwa wymiana informacji między wewnętrznym HRem, agencją i aplikantami, tym mniejsze szanse, że najlepsi kandydaci pozostaną do końca procesu rekrutacyjnego.

Płynna komunikacja

Fundamentem wzorowej współpracy wewnętrznego HR z agencją jest płynna komunikacja. 

Dwa zespoły rekruterów powinny blisko współpracować i stale się ze sobą komunikować. Każda informacja o procesie lub kandydatach jest dla nas bardzo ważna. Nawet gdy jej treść brzmi: ”nie chcemy tego kandydata, bo”, lub ”hiring manager jest na L4 i nie wiemy kiedy wróci”. Dzięki temu możemy poinformować aplikantów o statusie rekrutacji i tym samym potwierdzić, czy wciąż jesteśmy zainteresowani ich kandydaturą.

Podczas jednej z naszych rekrutacji kandydat został odrzucony ze względu na brak znajomości języka angielskiego. Przekazując mu tę informację, podaliśmy powód decyzji klienta. 

Rok później otrzymaliśmy od niego telefon, w którym dziękował nam za feedback. Okazało się, że od wielu miesięcy mocno pracował nad swoimi umiejętnościami językowymi i właśnie dzięki nim dostał wymarzoną pracę. Oznacza to, że nawet negatywny feedback może obrócić się w coś pozytywnego dla aplikanta. 

Od jednej rekrutacji do stałej współpracy

Jakiś czas temu jedna z największych firm z branży elektronicznej zgłosiła się do nas z potrzebą rekrutacji kilku specjalistów. Równolegle z nami poszukiwania miały prowadzić inne agencje zatrudnione przez klienta. 

Według klienta nasza agencja dostarczyła najwięcej kandydatów, i to właśnie te osoby najczęściej przechodziły do kolejnych etapów i otrzymywały ofertę pracy. 

Dzięki temu jednorazowe zlecenie przerodziło się w stałą współpracę. 

Przy pierwszych rekrutacjach dla nowego klienta uczymy się, jak funkcjonuje firma, jaką ma politykę oraz kulturę korporacyjną. Zdarza się, że musimy się konsultować z wewnętrznym HR-em, aby odpowiedzieć na niektóre pytania kandydatów. Z czasem pytań jest coraz mniej, a my coraz lepiej rozumiemy potrzeby organizacji. 

Przykładowo, gdy kandydaci do wspomnianej wcześniej firmy, pytają nas o możliwość pracy zdalnej, śmiało możemy odpowiedzieć, że takiej opcji niestety nie ma i oszczędzić tym samym czas na wracanie z pytaniem do wewnętrznego HR-u. 

Gdy znamy firmę, styl pracy i zespoły, dużo łatwiej dobrać nam odpowiednie osoby. Natomiast, przez pierwsze rekrutacje to wewnętrzny HR jest naszym przewodnikiem w tym aspekcie. Firmowi rekruterzy najlepiej znają swój zespół i wiedzą, kto się z nim zgra.

Rodzaje współpracy

W Bergman Engineering klient może wybrać dogodną formę współpracy:

• Umowę ramową,
• Zlecenie.

Umowa ramowa wymaga poświęcenia czasu na ustalenia wielu szczegółów, zaangażowania działu prawnego, rozmowy oraz negocjacji. Jest to jednak jednorazowy wysiłek. Każda kolejna potrzeba rekrutacyjna, to kwestia wysłania do nas maila i poczekanie na potwierdzenie przyjęcia zlecenia. 

Nasi klienci najczęściej decydują się jednak na drugą formę. Dokument potrzebny do przyjęcia zlecenia tworzy się szybko i bez potrzeby angażowania wielu osób. W przeciwieństwie do pierwszej opcji każde następne zlecenie będzie wymagało ponownego stworzenia i podpisania dokumentu.

Podsumowanie

Aby współpraca wewnętrznego i zewnętrznego zespołu HR była efektywna, musi być oparta na sprawnej wymianie informacji. Im więcej rekrutacji, tym lepsze i skuteczniejsze procesy mogą dla siebie utworzyć. O idealnej współpracy możemy więc mówić dopiero po którymś z kolei projekcie, gdy agencja naprawdę dobrze pozna firmę, jej potrzeby, a także zgra się z wewnętrznymi rekruterami. 

A jeżeli myślisz, że Twojemu zespołowi HR przyda się profesjonalne wsparcie, zgłoś się do nas.

Autorką tekstu jest Antonina Zagwojska – HR Consultant w Bergman Engineering.